Training Het Nieuwe Vergaderen

“Effectievere, snellere vergaderingen met concrete acties en minder energieverlies”

Na deze training ben je in staat om:

√ effectiever, leuker, creatiever, sneller en doelgerichter te vergaderen;
√ meer gemotiveerde deelnemers te hebben bij vergaderingen waardoor er meer draagvlak onstaat;
√ tijd- en plaatsonafhankelijk te denken, werken en overleggen;
√ effectief voorbereiden en actiegericht  afhandelen van vergaderingen.

Herkenbaar?

Wat horen we vaak over ‘vergaderen’?

• Te lang, te veel en steeds dezelfde mensen aan het woord.
• Weinig concrete acties vastgelegd.
• Notulen en actielijst te laat ontvangen.
• Opnieuw zitten praten over iets waar we al een beslissing over hadden genomen.
• Notulen kloppen niet helemaal, zo had ik het niet gezegd.
• Verlies van energie en plezier.
• Te laat vanwege de files (weer).
• Slechte voorzitter, ik kon er niet tussen komen.
• Niet iedereen had zich voorbereid dus veel tijd verloren om iedereen bij te praten.

Voor wie?

Deze dagdeeltraining is bedoeld voor voorzitters, notulisten en deelnemers aan vergaderingen. Kennis- en informatiewerkers non-profit en profit organisaties.

Wat leer je?

De cursist leert een nieuwe methode om het proces van vergaderingen makkelijk en simpel op te delen in drie delen: de voorbereiding, vergadering en nabereiding. Zowel vanuit de rol deelnemer, voorbereider/notulist als voorzitter. Tips en templates worden tijdens de training besproken en uitgereikt om direct te oefenen. De gestructureerde en gestandaardiseerde aanpak op basis van interactief visualiseren zorg voor eenduidig, gemakkelijk en snel proces voor alle betrokken. We gaan oefenen hoe we iedereen kunnen laten aanhaken en het energieniveau en resultaat kunnen vergroten. We gaan mogelijkheden aanreiken om motivatie en draagvlak te vergroten.

Je leert volgens een vaste structuur / template verschillende soorten vergaderingen te houden. Mensen hebben de neiging om af te dwalen of zich te vervelen tijdens een vergadering. Daarnaast bedenken de deelnemers wat al het besproken voor hen gaat inhouden en communiceren mensen zo heel dicht langs elkaar heen. De methode die wij hanteren is om de vergadering live te visualiseren (in een digitale mindmap) op een beamerscherm en acties direct binnen de contekst vast te leggen inclusief beslissingen en nieuwe ideeën. Door te visualiseren en iedereen te ‘horen’ wordt het makkelijker om bij de les te blijven en een goede bijdrage te leveren. Zo kan ook de verbinding en motivatie worden vergroot. Ook doen we suggesties voor nieuwe onderwerpen die vergaderen ook leuker maken door elkaar te helpen, best practises uit te wisselen en kennis te verrijken op een nieuwe manier.

Na de training

Om nog meer uit deze module te kunnen halen krijg je een aantal handige ‘hand-outs’, tips, links en templates mee.

Resultaat

Je hebt ervaren dat vergaderen op een nieuwe manier effectiever, leuker, creatiever, sneller en actiegerichter is met meer gemotiveerde deelnemers en daardoor draagvlak voor vervolg. Vergaderingen worden concreter en wordt minder tijd verspild aan lange discussies. Men leert ook om tijd- en plaats onafhankelijk samen te kunnen denken, werken en vergaderen. Zowel tijdens de veragdering als bij de voor- en nabereiding.

Instroomniveau

Er is geen voorkennis of opleiding vereist. Kennis en begrip van de mindmaptechniek en vaardigheid met een mindmapapplicatie is wel aan te raden. Hiervoor is het aan te raden om dit artikel te lezen inclusief de reacties.

Logisch vervolg

'Modereren met mindmappen’. In deze speciale dagdeeltraining wordt de cursisten geleerd hoe men een sessie kan modereren in combinatie met het livemindmappen. Hierin worden diverse situaties met elkaar geoefend zowel vanuit de rol als livemindmapper als ook de rol van moderator / facilitator.