Persoonlijke effectiviteit - Time management

Inhoud van de training time management:

• Time management:
  • Druk en stress zijn verschillende dingen
  • Moet ik dit nu doen?
  • Kenmerken van tijd
  • Tijdrovers en mindset
• De basis van time management:
  • Helikopterview
  • Timemanagement versie 3: de timemanagementmatrix:
    • Belangrijk, niet belangrijk
    • Urgent, niet urgent
    • Urgentie-index
• Timemanagement versie 4: wat wil je pro-actief bereiken (Covey):
  • Sleutelrollen in je functie
  • Doelstellingen per rol: korte termijn en lange termijn
  • Koppeling tussen functie- en bedrijfsdoelen
• Planmatig werken: lineaire planning of cyclische planning
• Van planning naar concrete acties
• Focus op prioriteiten stellen:
  • Spoed AB
  • MoSCoW
  • Prioriteiten op bedrijfsniveau
• Waarom te kort aan tijd:
  • Planning en organisatie zelf kosten (te) veel tijd
  • Uitstelgedrag
  • Faalangst
  • Perfectionisme
  • Behoefte aan waardering
  • Moeite met nee zeggen
  • Chaotische werkplek
• Inschatten van benodigde tijd:
  • Regels bij tijdsinschatting
  • Work breakdown structure
• Methoden voor time management:
  • Slicing 1 - Tijdsindeling van succesfactoren behorend bij sleutelrollen
  • Slicing 2 - Soortgelijke werkzaamheden samenvoegen
  • Slicing 3 - Wees pro-actief naar de toekomst
  • Geen fixed planning maar floating
  • Plan maximaal 50% van je tijd
  • Deadline-principe
  • SLOT-principe
  • De 80/20 regel
  • Samenwerking
  • Doe-het-nu principe
  • Nee zeggen
  • Variabele aanvangstijd
• Praktische tips:
  • Vergaderingen
  • Telefoon, inkomend en uitgaand
  • Grip op e-mail, inkomend en uitgaand
  • Externe storing
  • Informatiestromen
  • Organisatie van werk(plek)
  • Inrichting van Outlook:
    • Inbox
    • Kalender
    • Taken
• Communicatievaardigheden mbt time management (optioneel)
• Bijlage: checklist burn-out

Optioneel:

• Coachingsessies na 3 en 6 maanden.

Naast de in de inhoudsopgave genoemde taakspecifieke competenties, komen in deze training ook de volgende gedragscompetenties uit het Ace! Competentie Ontwikkelingsmodel® aan de orde:

• Interactie: mondelinge communicatie, luisteren, samenwerken, assertiviteit, gespreksvaardigheid.
• Leiding geven: plannen en organiseren, delegeren, voortgangsbewaking.
• Persoonlijkheid: aanpassingsvermogen, flexibiliteit, durf, stressbestendig, onafhankelijkheid, vasthoudendheid.
• Motivatie: initiatief, zelfontwikkeling, zelfmanagement, discipline.
• Analyse en besluitvorming: accuratesse, cognitief en interactief leervermogen.