49 manieren om je vergadering op te leuken

Henry Ford zou het heerlijk hebben gevonden om onze vergaderingen te mogen produceren. Zijn beroemde woorden over de Ford T ‘Je kunt hem bij ons in alle kleuren kopen, als het maar zwart is’ zijn één op één toe te passen op onze vergadercultuur. Een vergadering is een vergadering, zwart is zwart. Er zijn wel zwarttinten te bespeuren, maar die verschillen komen door de vele organisaties die vergaderingen tegenwoordig produceren.


Hier volgen dan ook 49 manieren om meer kleur en lol te geven aan je vergaderingen. Niet alleen omdat het moet, maar vooral omdat het meer oplevert!

4 manieren om je voorbereiding op te leuken

  • Bereid geen agenda voor,
  • Laat elke deelnemer een lied meenemen waar hij of zij gelukkig van wordt. Tussen elk agendapunt kan één van de liedjes afgespeeld worden,
  • Bereid de agenda voor met minimal 2 deelnemers.
  • Maak een lijst van aanwezigen, deel deze lijst door 2.

6 manieren om kleur te geven aan je vergadertijd

  • Plan de bijeenkomst midden in de nacht,
  • Houd geen vergadering,
  • Verkort de vergadering met de helft,
  • Knip de vergadering in tweeën: het eerste deel in het begin van de ochtend en het tweede deel aan het eind van de middag,
  • Gebruik een grote klok om de spreektijd te timen,
  • Plan bijeenkomst binnen je organisatie alleen ’s middags, nooit ’s ochtends.

5 manieren om met rollen te spelen

  • Draai de rol van de notulist en de voorzitter om,
  • Presenteer iemands anders presentatie en niet die van jezelf,
  • Zorg voor één stoel minder dan dat je deelnemers hebt, de persoon zonder stoel mag, spreken. Deze mag ook de volgende spreker uitkiezen.
  • Zorg voor slechts 1 stoel. De persoon op deze stoel mag spreken, zodra de stoel leeg is mag iemand anders op de stoel gaan zitten en spreken.
  • Vraag aan de meest junior persoon welk agenda punt volgens hem/haar het belangrijkste is en start met dat agenda punt.

11 manieren om te communiceren met al je zintuigen

  • Gebruik geen woorden, maar communiceer via schetsen en tekeningen,
  • Maak geen enkele notitie tijdens de bijeenkomst,
  • Antwoord ‘Ja, en…’ bij elke suggestie, ook de slechte,
  • Communiceer alleen door te fluisteren in andermans oren,
  • Communiceer alleen met andere deelnemers via schrift,
  • Stel alleen vragen via post-its die je op de muur hangt,
  • Laat anderen vertellen en vragen wat je denkt,
  • Laat de hoogste in rang alleen als laatste spreken,
  • Zet de deelnemers met de rug naar elkaar toe, zo luisteren ze op een andere en betere manier.
  • Laat deelnemers alleen in duo’s reageren,
  • Presenteer de presentatie van iemand anders.

8 manieren om de ruimte aan te pakken

  • Verwijder de tafels uit de vergaderruimte,
  • Zorg voor fauteuils, zachte stoelen en een lekker glas wijn tijdens de bijeenkomst,
  • Speel Mozart op de achtergrond,
  • Ga wandelen en organiseer de bijeenkomst buiten,
  • Laat elke deelnemer zijn schoenen uitdoen wanneer deze de vergaderzaal binnenkomt,
  • Na elk agendapunt: verander van plek,
  • Hou de vergadering op een parkeerterrein, in de trein of in een café,
  • Hou de vergadering om het bureau van de jongstgediende. Zo hou je het kort om anderen die niet deelnemen zo min mogelijk tot last te zijn.

10 manieren voor een leuke besluitvorming

  • Laat een willekeurige deelnemer eerst de besluiten nemen en bediscussiëer ze daarna,
  • Maak een lijst van alle punten ter discussie, gooi een dobbelsteen en bespreek niet meer dan het aantal punten als ogen van de dobbelsteen,
  • Maak een lijst van alle punten ter discussie en gooi een munt voor elk van deze: ‘kop’ = wordt vandaag besproken, ‘munt’ = niet tijdens deze vergadering,
  • Neem geen besluiten, bediscussieer enkel de punten en laat ze dan met rust.
  • Organiseer een Grieks koor: laat een willekeurige deelnemer na elk agendpunt reflecteren op het agendapunt op de manier zoals hij/zij dat wil,
  • Na elk besluit vraag: ‘wat is er leuk aan dit besluit?’
  • Vraag ‘wat vind jij nou echt?’ na elk besluit. Hou het anoniem.
  • Neem alleen besluiten die iedereen aangaan. Als alleen een smaldeel van de aanwezigen door het besluit geraakt worden hou het besluit buiten de vergadering.
  • Stem na elk besluit één deelnemer uit de vergadering. De persoon die uit wordt gestemd is diegene die het minst te maken heeft met de volgende besluiten.
  • Neem een drankje na elk genomen besluit als een manier om ze te vieren.

5 manieren om anders de follow-up te regelen

  • Deelnemers krijgen enkel toegang tot het overleg als ze de acties uit de vorige bijeenkomst allemaal hebben gedaan,
  • Agendeer de volgende bijeenkomst pas als alle actiepunten afgetikt zijn,
  • Neem 5 minuten aan het eind van elke bijeenkomst om de besluiten in visuele vorm te weergeven, doe dit met alle deelnemers. Andere notulen worden niet gemaakt.
  • Laat een andere deelnemer jouw acties opnoemen en laat hem/haar regelmatig vragen naar je voortgang,
  • Maak een lijst van alle besluiten, streep er twee door van de lijst door deelnemers te vragen om te stemmen voor diegene die ze het minst leuk vinden en doe deze dan ook niet.

Dit artikel is geschreven door: Ruben van der Laan


Ruben van der Laan is oprichter van Innovation / Change / Participation, zij maken creatieve en betrokken organisaties waarmee ze de uitdagingen van de 21st eeuw aankunnen. Creativiteit, betrokkenheid en flexibiliteit zijn daarbij sleutelwoorden. Het startpunt zijn vergaderingen en bijeenkomsten. In een verander traject worden vergaderingen en bijeenkomsten meestal vergeten. En dat terwijl ze in hoge mate bepalend zijn voor de ideeënvorming, de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming.

Plaats uw reactie:

Heeft u ook een tip naar aanleiding van dit artikel? Of een vraag die u aan de auteur wilt stellen? Deel dan nu uw reactie en help anderen een geschikte opleiding, training of cursus vinden.

Not for humans