Assertiviteit voor secretaresses en office managers

Stel je eens voor: over tien dagen is het zover!

Het symposium ‘Fusies en overnames, bedreiging of kans?’ staat dan op de planning en het bedrijf waar je werkt, is hoofdorganisator. Als directiesecretaresse ben je de spin in het web van dit symposium. De telefoon gaat de hele dag, e-mailtjes stromen binnen en iedereen wil op het allerlaatste moment nog wat van je. Je vindt dat juist leuk, voelt je verantwoordelijk voor het slagen van dit symposium en je haalt alles uit de kast om van deze dag een succes te maken. Je ervaart het als een enorme uitdaging en als een kans om jezelf waar te maken.

Terwijl je samen met een afdelingssecretaresse nog even de lijst
doorneemt van deelnemers en gasten, stormt plotseling de directeur je kantoor binnen. Hij gooit een A4-tje op je bureau en roept: ‘Deze plattegrond van het nieuwe gebouw moet vandaag nog ingescand worden en in een full-color brochure worden opgenomen. Ik wil daarmee langs potentiële klanten kunnen gaan. Er is haast mee geboden, want ik verwacht volgende week al een mogelijke opdrachtgever!’ En weg is hij, jou achterlatend met een flinke extra klus die je er op dit moment beslist niet bij kunt hebben.

Herken je het benauwde gevoel dat je bekruipt in een dergelijke situatie? Wat doe je? Neem je deze klus er hoe dan ook bij, ook al loop je nu de kans dat allerlei zaken in het honderd lopen? Of trek je de stoute schoenen aan en ga je deze gang van zaken met je baas bespreken?

Wat maakt het zo moeilijk om heldere grenzen te stellen en waarom komen we er vaak te laat achter dat we ons assertiever hadden moeten opstellen?

Nu het minder goed gaat met de economie, staat de functie van secretaresse weer volop in de belangstelling. De vraag naar secretaresses is het afgelopen half jaar met liefst 20% gestegen! Secretaresses nemen -  door bezuinigingen en inkrimpingen -  in toenemende mate ondersteunende taken over van bijvoorbeeld p&o-medewerkers en facility en financial managers. Een mooie kans om je vakinhoudelijke kwaliteiten en vaardigheden te presenteren en/of verder te ontwikkelen.

Maar wie als spil in een web fungeert, moet niet alleen over vakinhoudelijke kwaliteiten en vaardigheden beschikken maar ook over een flinke dosis emotionele intelligentie en voldoende assertieve vermogens. Want net als de directiesecretaresse uit het voorbeeld houd je dagelijks als een volleerd jongleur een aantal ballen in de lucht. Je probeert je taken naar behoren uit te voeren, maar dagelijks doen anderen onverwacht een beroep op je. Het stellen van grenzen is van wezenlijk belang hierbij, wil je elke dag met plezier naar je werk blijven gaan.

Wat is nu precies assertiviteit?

En waarom is assertief gedrag zo belangrijk in uw functie als secretaresse of office manager?

Over het begrip ‘assertiviteit’ bestaan veel misverstanden. Assertiviteit zou gelijk staan aan agressiviteit: het op een gehaaide manier zelf aan je trekken proberen te komen. ‘Nee’ zeggen wordt in deze optiek tot norm verheven, waarbij we gemakshalve de behoeften en gevoelens van anderen negeren. Dit doet helaas geen enkel recht aan wat assertiviteit werkelijk behelst.

Assertiviteit houdt - naast het op een voor jezelf en voor de ander acceptabele manier stellen van grenzen – nog veel meer in. Het vraagt zelfkennis, want als je je grenzen wilt aangeven, moet je weten wie je bent en wat je wilt. Je dient je gevoelens en wensen te onderkennen en te uiten. Door assertief optreden word je je bewust van je eigen verantwoordelijkheid. Je schuift fouten niet af op anderen of op omstandigheden. Je wordt van medespeler hoofdrolspeler van je eigen leven.

Zelfrespect staat centraal bij assertiviteit: dat wil zeggen dat je leert luisteren naar je eigen behoeftes en naar je lichaam. Je staat open voor de belangen en vragen van de ander en bent in staat compromissen te sluiten die jezelf geen geweld aandoen en ook die van een ander niet.

Assertiviteit betekent ook dat je bij jezelf kunt blijven: je laat je niet meesleuren door de soms overweldigende woordenstroom van een ander, of door overdreven emoties. Assertiviteit is letterlijk en figuurlijk ruimte en tijd maken voor jezelf, om na te gaan: is dit wat ik werkelijk wil? En zo leer je eigen doelen in je leven te bepalen en te bereiken.

In je functie als secretaresse is het primair je taak anderen te ondersteunen. Je bent naar buiten gericht: je helpt je manager, je afdeling en/of de organisatie zijn/haar doelen te behalen. Dat is ook de reden waarom je in een dergelijke functie zo gemakkelijk makkelijk voorbij kunt gaan aan je eigen behoeften en wensen. Wie echter zelden naar zichzelf luistert en zichzelf dus niet serieus neemt, loopt vroeg of laat het risico op te branden. De ballen van je jongleerspel zullen je dan één voor één ontglippen.

Gelukkig hoeft het zover niet te komen. Assertief gedrag kan iedereen leren, ook jij. Hieronder vind je wat alvast tips. Begin met kleine stapjes tegelijk en kies uit deze lijst iets wat bij jou past. Je zult merken dat het werkt in de praktijk en dat je dagelijks profijt hebt van je eigen assertieve optreden!

TIPS

• Gebruik ‘ik’-uitspraken. Wanneer je spreekt vanuit jezelf, dan laat je je gevoel zien en laat je een ander in zijn waarde. Je gesprekspartner voelt zich dan niet aangevallen. Bijvoorbeeld: “Ik vind het vervelend als haastklussen zomaar op mijn bureau belanden. Ik vind het prettig wanneer over de afwikkeling  eerst afstemming met mij plaatsvindt”.

• Indien je een verzoek weigert wees dan duidelijk en zeg ‘nee’. Je kunt een reden opgeven maar doe dat niet om je te verweren. Je hebt het recht om een verzoek te weigeren. Je kunt meedenken over een alternatief, maar blijf, indien je dat zélf wilt, bij je standpunt en herhaal je ‘nee’ als een kapotte grammofoonplaat. Wees duidelijk, bondig en beleefd. Beperk je tot het onderwerp. Toon begrip voor de ander.

• Vragen is voor sommigen moeilijk. Bedenk dat ieder mens over het recht beschikt om iets te vragen, dus ook jij! Iedereen heeft ook het recht je verzoek te weigeren. Dat wil niet zeggen dat ze jou als persoon afwijzen, maar slechts je verzoek.

• Kijk bij te veel werk eens of een ander (een gedeelte van) een taak van je kan overnemen. Roep niet altijd op de automaat: ‘Dat doe ik wel even’.

• Wees niet voortdurend bezig je omgeving tevreden te stellen. Weet wat je wilt en probeer daarin eerst jezelf tevreden te stellen. Bedenk dat ieder mens in eerste instantie zelf verantwoordelijk is voor zijn vervulling en welbevinden.