De Business Case, de zakelijke rechtvaardiging, is de drijvende kracht achter een project. De Business Case wordt niet in marmer gebeiteld, maar telkens aangepast aan gewijzigde omstandigheden. Durf op basis van de geactualiseerde Business Case te besluiten over de volgende stap en heb het lef het project te beëindigen als daar reden toe is.
Projectmatig aanpakken?
Een project ontstaat naar aanleiding van een idee, een probleem, een wens, kortom: een behoefte. Een behoefte van jou (dan ben je zelf de opdrachtgever) of een behoefte elders in de organisatie die ertoe leidt dat jij een opdracht krijgt. Lang niet alle ‘behoeftes’ hoeven als project te worden opgepakt. Veel wensen kunnen in de reguliere organisatie worden opgelost of zijn niet de tijd en moeite waard om verder te onderzoeken. Een goed filter vóór het opstarten van projecten helpt de organisatie haar middelen op de juiste manier in te zetten.
Een goed idee of een probleem dat projectmatig moet worden aangepakt, laat je verder onderzoeken en uitwerken. Mogelijke oplossingsrichtingen en de haalbaarheid ervan worden in kaart gebracht (door jou en/of je projectteam) en de oplossing met de meeste toegevoegde waarde voor de organisatie wordt geselecteerd. Pas dan kan het project van start.
Niet het project telt!
In veel projecten versmalt gaandeweg de focus van jou (de opdrachtgever), maar ook van de projectmanager, het projectteam en van de omgeving, naar het binnen de van te voren gestelde kaders van tijd en geld opleveren van het oorspronkelijk afgesproken eindproduct.
De meeste onderzoeken op dit gebied beoordelen projecten zelfs op die manier: ‘tachtig procent van de ICT-projecten duurt tweemaal zo lang en wordt tweemaal zo duur’.
Maar in feite is het niet altijd even relevant of het project binnen de afgesproken tijd en het budget wordt opgeleverd. Wat heb je daaraan als blijkt dat het resultaat niet kan worden gebruikt? Wat heb je daaraan als aan het begin van het project de gebruikers hun wensen niet goed duidelijk hebben kunnen maken? Of als het onderhoud van de nieuwe producten veel meer tijd gaat kosten? Het gaat niet om het project, het gaat om wat er met het projectresultaat gebeurt. Hoe dat wordt gebruikt en beheerd en of de investering van het project daarmee wordt terugverdiend. Dan kan het praktisch zijn om tijdens het project wat meer tijd of geld te besteden om zo een nuttiger toepassing mogelijk te maken of uiteindelijk minder geld aan onderhoud kwijt te zijn.
Niet het project maar het doel telt! Houd het doel voor ogen
Als opdrachtgever ben je eigenaar van de Business Case. Vaak zal de projectmanager, al of niet ondersteund door inhoudelijk specialisten, het meeste werk verzetten bij het opstellen ervan, maar het blijft toch jouw Business Case. Zorg dus dat je de inhoud kent, erachter staat en die uitdraagt.
Weeg keuzes die gemaakt worden telkens af tegen de Business Case, door vragen te stellen als:
- Hebben onze klanten, medewerkers en partners baat bij deze voorgestelde wijziging?
- Wat betekent dit voor het toekomstige onderhoud?
Dan kan het gebeuren, dat je op de vraag van de projectmanager ‘mag het een onsje meer zijn?’, antwoordt met een volmondig ’ja graag!’. Maar het kan ook dat je het project stopzet en een nieuw project laat inrichten, met een nieuw geformuleerd doel (en dus een nieuwe Business Case).
Een succesvol project is een project dat een resultaat oplevert, waarmee je het oorspronkelijk gestelde doel bereikt én waarvan dus de baten opwegen tegen investerings-, operationele en onderhoudskosten.
Niet statisch maar dynamisch
De Business Case is niet een document dat aan het begin van het project wordt opgesteld, vervolgens in de onderste bureaula terechtkomt en nooit meer wordt ingezien. Nee, de Business Case is juist de motor achter het project. Gebruik de Business Case in de communicatie: ‘waarom doen we dit project ook alweer?’. Op de volgende momenten in een project is het van belang om de Business Case tegen het licht te houden:
1. Bij de overgang naar een volgende fase
Bijvoorbeeld als het ontwerp van een huis klaar is en voordat je overgaat tot uitbesteding aan een aannemer. Passen de kosten die bij dit ontwerp horen nog binnen het budget? Heb je dit ervoor over? In het begin van het project, als er nog veel keuzevrijheid is, moet je rekening houden met een onzekerheid van plus of min veertig procent op het beoogde budget. Later, als de eisen goed in kaart zijn gebracht en het ontwerp af is, bedraagt die onzekerheid nog maar plus of min tien procent.
2. Bij (grote) wijzigingen
Wijzigingen die impact hebben op de functionaliteit of de kwaliteit van het op te leveren projectresultaat, zul je moeten afwegen tegen de Business Case. Veel wijzigingen zijn ‘leuk’, maar dragen niet echt bij aan de baten die beschreven zijn in de Business Case. Laat de projectmanager het effect van de wijziging uitwerken in de Business Case en neem op basis daarvan een beslissing.
3. Bij onverwachte gebeurtenissen
Het is de taak van de projectmanager om ervoor te zorgen dat de planning wordt gehaald. Allerlei omstandigheden kunnen roet in het eten gooien, waardoor de planning moet worden bijgesteld. Neem ook in deze situaties altijd de beslissingen op basis van een bijgewerkte Business Case.
Inhoud van een Business Case
De Business Case beschrijft zowel de rechtvaardiging als de haalbaarheid van diverse oplossingsrichtingen en vermeldt de daarbij behorende risico’s.
Bij rechtvaardiging kun je denken aan:
- Aan welke bedrijfsdoelstellingen levert deze oplossing een bijdrage?
- Wat gaat er minder goed als we niet voor deze oplossing kiezen?
- Wat gaat er fout als we niet voor deze oplossing kiezen?
De kosten (van het project, maar ook de toekomstige kosten voor beheer en onderhoud) moeten worden afgewogen tegen de baten. De projectkosten maken maar een klein deel uit van de uiteindelijke kosten. Jaarlijkse beheer- en licentiekosten van bijvoorbeeld ICT-applicaties vormen vaak een veelvoud van de aanschafprijs.
Baten kunnen tastbaar zijn en daardoor in geld uit te drukken, maar zijn soms ook ontastbaar. Het is altijd de moeite waard om de baten zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) mogelijk te formuleren. Dat maakt een weloverwogen beslissing ten opzichte van de kosten makkelijker.
Bij haalbaarheid van een oplossingsrichting zijn de volgende aspecten van belang:
- Is het idee uitvoerbaar binnen de gestelde kaders en context (kans van slagen)?
- Welke risico’s nemen we tijdens dit traject en zijn die risico’s te rechtvaardigen?
- Zijn de gedefinieerde resultaten kwantificeerbaar en na de implementatie meetbaar (toetsbaar)?
Oplossingsvarianten
In de Business Case zijn altijd meerdere oplossingsvarianten beschreven. In ieder geval is er altijd een optie om ‘niets te doen’. Het uitwerken van de nuloptie geeft een goede basis voor wat een verandering zou mogen kosten. Het klinkt misschien raar, maar theoretisch zou je er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om helemaal geen gehoor te geven aan een nieuwe wettelijke verplichting. Je “doet niets” en accepteert bewust het risico van een boete. En wie wel eens te hard in zijn auto rijdt, vindt dit misschien helemaal niet zo theoretisch.
Oplossingsalternatieven kunnen zowel andere resultaten (voor hetzelfde probleem) als andere wegen om tot hetzelfde resultaat te komen, beschrijven.
Uit de praktijk
In een kantoorgebouw liepen regelmatig ongewenste personen rond. Men overwoog een project op te starten om de veiligheid te verhogen. Er waren diverse oplossingen mogelijk: het afsluiten van het gebouw en pasjes uitdelen, het geven van bewustwordingstrainingen aan alle medewerkers of het inhuren van een beveiligingsbedrijf. Voordat men verder kon, moest eerst duidelijk worden welke oplossing het meeste effect zou hebben. Elke oplossingsrichting moest verder worden uitgewerkt om te kunnen worden beoordeeld op effectiviteit, kosten en haalbaarheid.
Risico’s
Bedreigingen en kansen kunnen zowel betrekking hebben op het opleveren van het projectresultaat als op het vervolgens realiseren van de doelstellingen met behulp van dat resultaat. Het identificeren van risico’s en ze opnemen in de Business Case, is geen uiting van projectpessimisme of -opportunisme, maar draagt bij aan een weloverwogen en realistische beslissing. Neem vervolgens ook de bijbehorende maatregelen om kansen te benutten of bedreigingen af te weren!
Nulmeting
Om achteraf op een goede manier aan te kunnen tonen of het project zin heeft gehad en zo ja, wat het project heeft opgeleverd, is het belangrijk om vooraf een nulmeting te doen. De manier waarop de nulmeting wordt gedaan, kan enige tijd na implementatie van het projectresultaat weer gebruikt worden om het effect te meten.
Uit de praktijk
Toen de manager van en Service Desk de klanttevredenheid wilde verhogen, bracht hij eerst de huidige situatie in kaart door middel van een enquête onder een geselecteerde groep klanten. Een half jaar na het opleiden van zijn medewerkers, het opstellen van een aantal procedures en het verbeteren van het informatiesysteem kon hij dezelfde enquête nogmaals gebruiken om het effect (namelijk een stijging van de klanttevredenheid) te meten.
Tips
- Los niet alles op in projecten. Een project is geen wondermiddel;
- Zorg voor een goed beargumenteerde en gedragen Business Case aan het begin van het project;
- Houd de Business Case tijdens het project actueel en neem beslissingen in het licht van de Business Case;
- Durf een project te beëindigen als de Business Case niet meer haalbaar is;
- Doe een nulmeting voordat het project wordt gestart en meet ook achteraf het doel waarvoor het project is gestart.
Dit artikel is een hoofdstuk uit het boek ''Effectief Sturing geven aan Projecten'', geschreven door Lia de Zoete en Reinier de Koning.
Dit artikel wordt u aangeboden in samenwerking met Capgemini Academy.
Capgemini Academy biedt u opleidingen, trainingen, begeleiding en advisering, om zo bij te kunnen dragen aan de verbetering van uw performance en die van collega's in uw onderneming. Wij doen dit al meer dan 20 jaar op het gebied waarin wij thuis zijn: de ICT. Onze opleidingen richten zich daarbij op drie belangrijke pijlers: IT, management en persoonlijke effectiviteit.Naar de website van Capgemini Academy.
