De vakanties komen eraan! Velen van u hebben leuke uitstapjes en vakanties in het vooruitzicht. Sommige mensen plannen zelfs hun werk rond de vakanties. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u optimaal van uw vakantie geniet? De laptop en mobiele telefoon thuis laten? Geen onderhanden werk meenemen? Het werk gewoon loslaten?
Hieronder vindt u 7 praktische tips waarmee u direct aan de gang kunt en uw werk met een goed gevoel kunt achterlaten als u op vakantie gaat. Tenminste, als u daar voor kiest.
Tip 1: Maak uw werk overdraagbaar
Maak tijd voor het voorbereiden van uw afwezigheid tijdens de vakantieperiode, ongeacht de duur.
Wat moet er gebeuren zodat u uw werk en werkplek met een goed gevoel kunt achterlaten tijdens uw vakantie? Maak uw werk overdraagbaar. Een stapel papier is dat meestal niet. Maak een lijst met aandachtspunten en acties en schrijf uw hoofd leeg!
Met welke lopende projecten bent u nu bezig en wat is de status? Welke klanten hebben nog aandacht nodig? Wat staat er in uw agenda in uw vakantieperiode, wat er niet in had moeten staan en wat opgevolgd moet worden? Welke zaken kunnen niet uitgesteld worden tot na uw vakantie? Welke taken moeten ook tijdens uw afwezigheid uitgevoerd worden? Verwacht u nog reacties van relaties op uitstaande bestellingen, offertes en dergelijke?
Met deze lijst kunt u een collega instrueren die uw honneurs waarneemt.
Tip 2: De post
Wat wilt u dat er met uw post gebeurt die tijdens uw vakantie binnenkomt? Bewaren en op een stapel leggen? Openen en actie ondernemen? Maak duidelijke afspraken.
Tip 3: E-mail
Indien u een e-mailaccount van Microsoft Exchange Server hebt ingesteld, kunt u berichten automatisch laten beantwoorden tijdens uw afwezigheid. Uw contactpersoon bij de ICT-afdeling of dienstverlener kan u helpen met het instellen van een persoonlijk bericht. U kunt daarin melden wanneer u weer aanwezig bent en wie uw taken waarneemt.
U kunt ook iemand anders uw email laten controleren. Spreek dan duidelijk af wat u wilt dat er gedaan wordt met berichten. Beantwoorden, bewaren, doorsturen, of verwijderen?
Tip 4: Telefoon
Informeer de telefoniste over uw vakantiedata en geef instructies wat er gemeld kan worden aan mensen die voor u bellen. Direct doorverbinden met uw vervanger? Een boodschap aannemen en melden wanneer een reactie verwacht kan worden? Indien u een rechtstreeks nummer heeft, vast of mobiel, kunt u een duidelijke vakantieboodschap inspreken in uw voicemail.
Tip 5: Informeren relaties
Van belang is vooraf belangrijke collega’s, klanten en relaties te informeren over uw afwezigheid. Meld, bij voorkeur per e-mail, wanneer u afwezig bent, wanneer u weer bereikbaar bent, wie uw vervanger is en wat er met lopende zaken moet gebeuren.
Tip 6: Overdracht werkzaamheden
Bovenstaande tips kunt u gebruiken voor het overdragen van uw werkzaamheden tijdens uw vakantie. Maak voor het overdragen van uw werk ‘hapklare brokken’. Duidelijke, concrete, praktische schriftelijke instructies waar iemand direct mee aan het werk kan.
Beschrijf wat er gedaan moet worden, hoe dit uitgevoerd dient te worden en wat (of wie) daar bij nodig is en waar dit te vinden is. Bijvoorbeeld een ordner, dossier of digitaal bestand.
Neem tijd voor het instrueren van uw vervanger. Maak het belangrijk! U kunt dan het werk loslaten en met een gerust gevoel op vakantie. Mogen ze u bellen op uw vakantieadres in geval van nood?
Tip 7: Terug op kantoor
Plan, voordat u op vakantie gaat, tijd in voor een bespreking met uw vervanger. Wat is er gebeurd tijdens uw afwezigheid? Wat is er blijven liggen? Welke acties moeten uitgevoerd worden? U kunt dan met nieuwe energie weer lekker aan het werk!
Geniet van uw vakantie!
Dit artikel is geschreven in samenwerking met OrganizingWorks.
OrganizingWorks biedt een praktische en resultaatgerichte Organizing Clinic. Voor iedereen die last heeft van stapels papier op zijn bureau, een hoofd vol met werk en langer bezig is met zoeken dan vinden.
