Even een brandje blussen
U moet er natuurlijk niet aan denken dat zich in uw bedrijf een calamiteit voordoet. Maar ook bij u kan brand uitbreken of een bedrijfsongeval gebeuren. Dan heeft u maar een paar minuten de tijd om het pand te verlaten. En met u al uw collega’s en eventuele bezoekers die in het pand aanwezig zijn. Als u niet weet wat u moet doen, is het tijd om een calamiteitenoefening te houden. Daarmee voorkomt u dat een beginnende ramp alsnog een catastrofe wordt en beperkt u de schade. Snel en veel oefenen dus!
Een calamiteit is onvoorspelbaar. Ongeacht wat de calamiteit is – een bommelding, een uitslaande brand, een ongeval of een gaslek – er zijn te veel variabelen om exact te voorspellen wat u in zo’n geval moet doen. Juist daarom is oefenen zo belangrijk. De vraag is hoe u deze oefeningen aanpakt. Hoe zorgt uw manager ervoor dat de oefening ook daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt? Met andere woorden: hoe kan regelmatig oefenen helpen het bewustzijn van de medewerkers te vergroten. Zodat u niet alleen maar een kunstje opvoert, maar daadwerkelijk anders leert denken?
Oefening
Er bestaan meningsverschillen over het verplichte karakter van een ontruimingsoefening. Volgens de letter van de wet is uw organisatie echter niet verplicht om een oefening te houden. De wet zegt alleen dat de leidinggevende of werkgever de deskundigheid van de werknemers op het gebied van bedrijfshulpverlening (BHV) moet onderhouden. Het kan echter best zijn dat u alsnog verplicht bent om calamiteitenoefeningen te houden, bijvoorbeeld vanwege de eisen voor de gebruiksvergunning van uw gemeente, provinciale eisen (bijvoorbeeld voor zwembaden) of andere regelgeving, zoals keurmerken, kwaliteitsnormen zoals een ISO-certificering en zogenaamde ‘ministeriële regelingen’ (bijvoorbeeld voor scholen). Sterker nog, het merendeel van de bedrijven is door dit soort regels alsnog verplicht een oefening te houden. Als u een calamiteitenoefening houdt, voldoet u aan de regelgeving. Daarnaast versterkt een oefening het veiligheidsbewustzijn van de medewerkers.
Verspilling
Calamiteitenoefeningen zijn dus geen verspilling van tijd en geld. Niettemin is het belangrijk dat u deze oefeningen goed organiseert. Het heeft niet zoveel zin het ontruimingsalarm in te schakelen en te kijken hoe lang het duurt tot iedereen het pand heeft verlaten. De waarde van zo’n oefening is erg betrekkelijk, omdat u onvoldoende zicht heeft op wat er gebeurt. Bovendien is dit in feite geen reële situatie. Aan een ontruiming gaat namelijk vaak een incident – zoals een brand – vooraf, dat een duidelijk invloed heeft op de ontruiming zelf. ?Om een goede oefening te organiseren moet u in de eerste plaats op tijd beginnen met de organisatie ervan. Op tijd betekent ongeveer drie maanden van tevoren. Maak verder altijd een goed draaiboek of huur een professionele partij in voor de organisatie van de calamiteitenoefening. Ook moet u de oefening afstemmen op de specifieke behoefte van uw organisatie en de medewerkers. Als u vaker oefeningen houdt, moet u deze ook afstemmen op de opgaande lijn van de kwaliteit van de hulpverlening tijdens eerdereoefeningen.
Kantoortijden
Wilt u ervoor zorgen dat een calamiteitenoefening zin heeft, dan moet u de oefening goed ensceneren. U stelt een scenario op voor de oefening en zorgt voor de juiste personen en materialen. Hierbij kunt u denken aan LOTUS-slachtoffers en brand- en rooksimulatie. U kunt de omvang van uw oefening zelf bepalen of dit vaststellen in overleg met de partij die u inhuurt. Is dit uw allereerste oefening, dan is het vaak veiliger en rustiger om deze van tevoren aan te kondigen bij uw medewerkers – en bij de eventuele bezoekers van uw organisatie. Noem in dat geval wel alleen de dag en niet de tijd, want u wilt het ‘schoolbeleffect’ voorkomen. Hierbij zien medewerkers de ontruimingsoefening als het moment bij uitstek voor een middagje thuis of een wandelingetje en steken er dus niets van op. ?Vraag u vooraf ook af wat u precies gaat ontruimen. Moet het gehele pand leeg of slechts een deel ervan? Zijn de oefeningen kleiner van opzet, maar wilt u wel alle BHV’ers aan het werk zien, kies dan voor meerdere gedeeltelijke ontruimingen. Wilt u een grotere uitdaging of heeft u minder tijd om oefeningen te herhalen, kies dan voor een totale ontruiming. Vaak zal de opzet van de oefening samenhangen met de aard van uw organisatie. Bij een volcontinu bedrijf moet u andere oefeningen organiseren dan bij een onderneming die vooral binnen kantoortijden bezet is.
Brandweer
Als uw organisatie er klaar voor is, kunt u professionele hulpdiensten – zoals de brandweer of ambulance – bij uw oefening betrekken. De BHV-organisatie in uw bedrijf moet dan wel voldoende professioneel zijn en de oefening moet ook een meerwaarde hebben voor de hulpdiensten zelf. Als u dit niet zeker weet, nodig brandweerkorpsen dan eens uit voor een rondleiding in uw pand. Ambulancediensten hebben andere belangen dan uw organisatie. Vaak zijn de ambulancediensten namelijk commerciële vervoerders. Zij komen dus niet gratis naar uw calamiteitenoefening. Maakt u gebruik van LOTUS-slachtoffers, licht dan voorr de aanvang van de oefening de ambulancepost in, ook als de ambulance geen medewerking verleent. Dit geldt ook voor de brandweer als uw pand is aangesloten op het Openbare MeldSysteem (OMS). ?Tijdens de oefening belast u een aantal personen met de waarneming: zij moeten vaststellen hoe de oefening verloopt. Deze waarnemers houden toezicht op de oefening en geven aan wanneer een situatie écht uit de hand loopt met een ‘no play’-procedure. Deze procedure bestaat uit afspraken over wat te doen als er écht iets fout gaat tijdens de oefening, gemaakt met diegenen die weten dat de oefening plaats gaat vinden. Stelt u zich bijvoorbeeld voor dat een BHV’er tijdens de oefening van de trap valt. In zo’n situatie kan er met een ‘no play’-procedure snel en adequaat echte hulp worden verleend.
Frisse blik
Als de oefening voorbij is, moet u deze ook evalueren. U kunt de beoordeling zelf doen, maar u kunt dit ook overlaten aan een onafhankelijke partij. Zo’n partij heeft een frisse blik op de situatie. Er zijn bedrijven die u de organisatie van de oefening uit handen nemen en deze na afloop evalueren. Hier zitten natuurlijk kosten, maar u heeft er dan geen omkijken meer naar. Zeker als u een grote oefening organiseert of als de risico’s in uw organisatie heel complex zijn, doet u er goed aan een externe partij in te schakelen. U kunt tenslotte niet alles overzien. Daarnaast zorgt u voor een onafhankelijke en professionele blik. Dit zorgt er voor dat gemeente en brandweer bij een controle de rapportage van de oefening meer serieus nemen.Zorg er ook voor dat u met alle deelnemers evalueert en de evaluatie na afloop met alle medewerkers deelt. Na uw oefening moet u verder zorgen voor een heldere verslaglegging van de oefening, zodat iedereen weet waar hij een volgende keer op moeten letten. De verslaglegging kunt u aanvullen met foto’s en filmmateriaal uit de oefening. Een schriftelijke verslaglegging is een absolute must! U kunt zo andere partijen, zoals de brandweer, de Arbeidsinspectie en de gemeente, aantonen dat u heeft geoefend. Bespreek tot slot de oefening ook met de partij die uw BHV-herhalingen verzorgt, zodat die op de verbeterpunten in kan gaan.
Eerst denken, dan doen
Voordat u een rampenoefening gaat organiseren, ga dan eerst na wat u wilt:
- een totale of gedeeltelijke ontruiming?
- werknemers extern of intern verzamelen?
- een incidentgestuurde oefening of alleen een ontruimingsoefening?
- wel of geen enscenering van een ramp?
- de oefening aankondigen of stilhouden?
- de oefening extern of intern laten beoordelen?
- de oefening zelf organiseren of uitbesteden?
- hulpdiensten mee laten doen of niet?
Slachtoffer gezocht!
Bij een oefening kunt u gebruikmaken van zogenoemde LOTUS-slachtoffers. Dit zijn mensen die de Landelijke Opleiding Tot Uitbeelding van Slachtoffers hebben gevolgd. Zij hebben geleerd om zo realistisch mogelijk een slachtoffer van een ongeval uit te beelden. Tijdens oefeningen worden ze van schijnverwondingen voorzien. U kunt LOTUS-slachtoffers inhuren via de Vereniging Lotus Nederland. Hieraan zijn wel kosten verbonden.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Bauke Jonkmans, VMB security & solutions
VMB security & solutions biedt verschillende opleidingen op het gebied van veiligheid en beveiliging. Onze opleidingen worden altijd op maat gemaakt en ontwikkeld, toegespitst op de specifieke kenmerken van uw onderneming. De instructeurs zijn 
gedegen vakmensen met een groot scala aan praktijkervaring opgedaan bij o.a. de landelijke politie korpsen, Koninklijke Marechaussee en andere recherchebureaus. Op didactisch gebied beschikken onze instructeurs en trainers over een goede onderwijskundige achtergrond!
- Naar de website van VMB security & solutions.
