Een anekdote: twee directe collegaʼs werken in een flexwerkruimte aan een grote tafel. Ze praten enthousiast over hun werkzaamheden én een grappige e-mail die net doorgestuurd is. Een poosje later spreekt hun leidinggevende ze aan: een collega uit een ander team die verderop aan dezelfde tafel zit kan niet rustig werken. Hij vraagt of het wat rustiger kan..
Herkent u dit? Medewerkers die elkaar niet rechtstreeks aan durven te spreken, maar dit via de leiddinggevenden doen? Welke reactie roept dit bij u op? Het kan ook anders.
Het geven en ontvangen van feedback heeft allerlei positieve effecten op samenwerken, effectiviteit en sfeer op het werk.
Feedback is het beschrijven van gedrag van de ander en het effect dat
het op jou heeft.
De collega had bijvoorbeeld kunnen zeggen: ʻJullie praten vrij luid, ik kan hierdoor niet rustig werkenʼ. Opbouwende feedback geeft de mogelijkheid om je gedrag aan te passen op een manier die voor iedereen acceptabel is. ʻZouden jullie iets rustiger kunnen praten?ʼ.
Feedback kan ook positief zijn; complimenten ondersteunen of bevestigen positief gedrag.
ʻFijn dat je mijn e-mail zo snel hebt opgepakt, ik heb die klant meteen verder kunnen helpen.ʼ
Feedback werkt op verschillende manieren positief in een organisatie:
1. Open houding, betere samenwerking
Mensen met een gesloten houding die terughoudend zijn, krijgen doormiddel van (goed geformuleerde en respectvolle) feedback een meer open en enthousiaste houding en worden toegankelijker. Dit resulteert in grotere betrokkenheid bij het werk, wat vervolgens weer betere samenwerking en een effectievere organisatie tot gevolg heeft.
Wanneer medewerkers elkaars doelen, bezigheden en belangen delen wordt er minder dubbel werk gedaan. Medewerkers versterken elkaar en leren van elkaar.
2. Leren veranderen
Medewerkers die met feedback om kunnen gaan (het op een positieve manier kunnen ontvangen) leren de consequentie van hun gedrag en ze leren om nieuw gedrag toe te passen. Dit leerproces is ook merkbaar in een dynamische omgeving; deze medewerkers kunnen beter omgaan met veranderingen en innovaties.
3. Leren van elkaar
Feedback en goede samenwerking bevorderd het uitwisselen van kennis en vaardigheden. Zo wordt de organisatie een lerende organisatie. Waar mensen informeel van elkaar leren zijn opleidings- en ontwikkelingskosten lager dan waar mensen gesloten zijn. Met hetzelfde opleidingsbudget worden betere resultaten gehaald.
Het goede nieuws is dat feedback geven en ontvangen te leren is.
Hierbij zijn drie activiteiten van belang:
1. Vraag om feedback
Het begint bij het kunnen ontvangen van feedback. Wie niet in staat is om feedback te zien als instrument om te leren en relaties te verbeteren, heeft meestal moeite met geven van feedback. Vraag daarom regelmatig om feedback aan anderen en controleer bij jezelf hoe je deze opmerkingen ontvangt. Enkele voorkomende reacties zijn het wegwuiven van complimenten ʻach, ik heb het niet alleen gedaan hoor..ʼ of de kritiek te persoonlijk opvatten: ʻzie je wel, ik deug nietʼ! Pas als je in staat bent feedback te zien als mogelijkheid tot leren en het verbetering van relaties ben je zelf in staat feedback te geven.
2. Oefen
Ga feedbackgesprekken niet uit de weg. Doet een ander iets waar jij last van hebt? Geef het op een opbouwende en eerlijke manier aan. Denk niet bij jezelf dat je er toch niets aan kunt veranderen. Je zult zien dat het in elk geval oplucht! Heb je niet veel van dit soort situaties? Ga dan eens met een collega een kwartiertje bij elkaar zitten en bespreek in alle openheid jullie samenwerking. Ook dit is feedback.
3. Volg een training
Heb je het gevoel dat je er alleen niet uit komt, of heeft je feedback niet het gewenste effect? Overweeg dan het volgen van een feedback training. Je leert feedback te geven in een paar heldere, makkelijk te onthouden stappen en krijgt meteen feedback van degene waarmee je oefent. Zoek bij voorkeur een training waarin gewerkt wordt met een trainingsacteur. Je ontdekt je eigen sterke kanten en valkuilen. Aan het einde van de
training ben je een paar ervaringen rijker en ga je vol zelfvertrouwen feedbackgesprekken aan.
Dit artikel is geschreven door Inez Neefjes:
INEZ Training & Consulting verzorgt trainingen en e-learnings in
klantgerichtheid,interne en klantgerichte communicatie en effectief (samen) werken. Wij werken aan interne processen (communicatie, timemanagement en samenwerking) en aan klantgerichte processen (klantgerichtheid en communicatie met klanten). Hierdoor helpen wij uw organisatie met kwaliteitsverbetering en omzetverhoging.
Nieuwsgierig naar wat de training ʻFeedback geven en ontvangenʼ voor jou kan betekenen?
