In een reeks van drie artikelen over het brengen van slechtnieuws is in het deel I ingegaan op de vijf verwerkingsfasen van slecht nieuws. In deel II zijn de zes stappen van een slechtnieuwsgesprek geschreven. Deel III beschrijft vier alles onvergefelijke fouten die bij het brengen van slecht nieuws nooit gemaakt mogen worden.
Vier onvergeeflijke fouten
De brenger van het slechte nieuws hikt vaak enorm aan tegen
het gesprek omdat het kan leiden tot emoties als verdriet en woede. De woede bij de ontvanger kan mede veroorzaakt worden als de volgend vier fouten worden gemaakt:
- fout 1: het uitstellen van het gesprek
- fout 2: jezelf rechtvaardigen
- fout 3: de pil vergulden
- fout 4: de hang-yourself’ methode toepassen
Bewustwording van een aantal fouten (en ze dus niet maken!) is een volgende stap om het slechte nieuws op een professionele wijze te brengen.
Fout 1: het uitstellen van het gesprek.
Vaak begint een gesprek met het uitwisselen van koetjes en kalfjes. Dat stelt mensen op hun gemak. Maar bij een slechtnieuwsgesprek is het belangrijk om meteen met de deur in huis te vallen en de nare feiten direct op een zakelijke manier op tafel te leggen. Breng het slechte nieuws op een formele en wat zakelijke manier.
Voorbeeld:
´Henk, ga zitten. Ik heb slecht nieuws voor jou. Doordat wij onze productie gaan verplaatsen naar China komt jouw functie te vervallen´
Tip: niet over koetjes en kalfjes
Sta niet aan het begin van het gesprek nog even op om koffie te halen of een telefoontje af te handelen. Zelf voelt de brenger zich misschien wat meer op het gemak maar het brengen van de boodschap wordt er zeker niet eenvoudiger op! Slecht nieuws wordt meteen aan het begin van het gesprek verteld.
Fout 2: jezelf rechtvaardigen
Omdat de boosheid van de ontvanger zich richt op de brenger van het slechte nieuws voelt deze zich misschien onheus bejegend. Hij probeert de woede op anderen af te wentelen door te zeggen dat hij het ook niet eens is met de beslissing en dat hij alleen maar boodschapper is.
Jezelf rechtvaardigden ('je moet toch begrijpen dat....') werkt averechts. De ontvanger hoeft helemaal niets te begrijpen en zal dat ook meestal niet doen. Doe dus geen beroep op begrip.
Tip: geen medelijdende opmerkingen
Houd vast aan de zakelijke toon, verlies je niet in medelijdende opmerkingen als: 'ik heb er ook moeite mee' of 'ik had graag anders gewild'.
Fout 3: de pil vergulden
Slecht nieuws is ‘gewoon’ slecht nieuws. Het moet daarom niet dusdanig verzacht of kleiner gemaakt worden dat het geen slecht nieuws meer lijkt. Voorbeelden:
‘Je bent ontslagen. Maar zo erg is dat niet, je bent jong en goed opgeleid. Jij vindt zo weer werk!’
‘Ik moet mijn belofte intrekken, dit jaar mag je geen opleiding volgen. Maar wees blij, je hebt tenminste nog werk’
Misschien is het allemaal wel waar, maar het slachtoffer is op dit moment niet toe aan dit soort hulp.
Fout 4: de ‘hang-yourself’-methode toepassen
Door het geven van hints hoopt de brenger van slechte nieuws dat de ontvanger zijn kop in de strop steekt en zelf de conclusie zal trekken. Voorbeelden:
‘Denk jij dat gezien de slechte marktontwikkelingen in onze sector en het feit dat jij als laatste bij ons bent komen werken, je behoort tot degenen die niet ontslagen worden?’
'Frederique, hoe vaak hebben wij het de laatste maanden wel niet al gehad over jouw functioneren? Vind je nu echt dat er verbeteringen zijn geweest de afgelopen periode? En denk je dat wij, na al deze gesprekken, jouw contract nog een keer verlengen ……………….?'
Tot slot is het belangrijk te realiseren dat ‘leuk anders is’. Slecht nieuws brengen hoort er bij, maar zal nooit wennen!
- Ga naar deel 1 van dit artikel "Het slechtnieuwsgesprek"
- Ga naar deel 2 van het artikel "Het slechtnieuwsgesprek"
Dit artikel is geschreven door Van Den Berg Training & Advies:
Van den Berg Training & Advies ondersteunt al tien jaar mens en
organisatie in hun ontwikkeling. De trainers/adviseurs van Van den Berg Training & Advies ontwikkelen en verzorgen trainingen op het gebied van werving & selectie, beoordelings-, functionerings- en POP-gesprekken, coachen, 360°-feedback, leidinggeven, teambuilding, klantgerichtheid, timemanagement en ziekteverzuim.
