Interview met een office manager: ''Office management is meer dan alleen koffie zetten''

Voor Springest interviewen wij regelmatig mensen met een beroep dat anderen kan aanspreken. Dit keer spreken wij met Elise, office manager bij een beveiligingsbedrijf.

Wie ben je, wat doe je?

Ik ben Elise, 22 jaar en ik werk als officemanager voor een groot beveiligingsbedrijf. Ik doe dit werk nu bijna drie jaar.

Hoe ben je aan deze baan gekomen  ?

Na mijn middelbare school wist ik niet zo goed wat ik wilde doen. Ik heb een opleiding tot schoonheidsspecialiste gevolgd en even als schoonheidsspecialiste gewerkt in de salon van een vriendin, maar voelde me hier niet helemaal op mijn plek. Ook vind ik het fijn dingen te regelen en te organiseren, daarin kon ik mijn ei niet zo kwijt.

Hoe kwam je bij je huidige baan terecht en heb je daarvoor nog een opleiding gedaan?

Ik ben me via vacaturesites gaan oriënteren en naar uitzendbureau's gegaan. Ook heb ik met mijn ouders en vriendinnen gepraat om te kijken wat ik nou precies wilde, want dat wist ik niet zo goed. Als snel kwam naar voren dat ik van plannen en regelen hou. En ik wilde graag voor een groot bedrijf werken, want ik hou ervan veel mensen om me heen te hebben. Uiteindelijk kwam ik via via in aanraking met een medewerkster van de afdeling P&O van het bedrijf waar ik nu werk. Toevallig hadden zij net een vacature voor office manager en daar heb ik op gesolliciteerd. Het was mijn eerste sollicitatie en ik werd gelijk aangenomen, dus ik was heel blij!

Heb je altijd al interesse gehad in de wereld waar je nu in werkt?

In de beveiliging bedoel je? Nee eigenlijk niet haha! Maar het maakt ook niet zoveel uit voor wat voor bedrijf je werkt als office manager. Natuurlijk is erg bedrijf verschillend, maar de werkzaamheden komen wel op hetzelfde neer. Met beveiliging heb ik niet zoveel te maken. Ik ken inmiddels wel wat termen, maar daar houdt het mee op.

Wat doe je precies, waar bestaan je werkzaamheden uit?

Ik werk nu op de P&O afdeling van een groot beveiligingsbedrijf. Deze afdeling bestaat uit 12 vaste medewerkers en meerdere freelancers die als selecteur werken. Elke dag komen tientallen sollicitanten langs, want we werven voor een paar hele grote bedrijven, waar ze veel beveiligers nodig hebben. Mijn taak is het hele reilen en zeilen van de afdeling op  orde te houden. Als office manager ben je verantwoordelijk voor een hele afdeling, je moet ervoor zorgen dat iedereen zijn werk kan doen. Je moet van alles regelen en hebt veel verschillende taken. Zo zorg ik ervoor dat we altijd genoeg papier en pennen en dergelijke hebben, ik neem de telefoon op, hou de agenda bij en maak de ontvangstkamers klaar waar de sollicitatiegesprekken worden gehouden. Ook maak ik de planning voor de sollicitatiegesprekken en ben ik het aanspreekpunt voor de sollicitanten. Ik registreer wie geweest is en wie niet, kijk formulieren na. Ik regel ook de kerstpaketten en de bedrijfsuitjes en koop de cadeautjes als iemand jarig is op de afdeling.

Wat is het verschil tussen een receptioniste en een office manager?

Als receptioniste ben je het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje van het bedrijf. Je vangt mensen op en verwijst mensen door. Door de receptie worden mensen naar mij doorgestuurd. Wat dat betreft werk ik meer achter de schermen en is mijn werk veelzijdiger.

Wat vind je leuk aan je werk?

Mijn taken zijn heel divers en dat vind ik leuk. De hele dag ben ik bezig met verschillende dingen. Al doe ik niet hetzelfde werk als mijn collega's, we zijn wel echt een team. Ook vind ik het leuk dat ik veel voor andere mensen kan betekenen. Ik stel zenuwachtige sollicitanten gerust en spreek de selecteurs moed in als het een lange dag is. En omdat ik alles regel aan kantoorbenodigdheden voelt het een beetje als ''mijn'' kantoor. Als een collega iets kwijt is, komen ze altijd het eerst naar mij. En ik weet eigenlijk altijd wel waar het ligt. Ik ben de spin in het web, zoals mijn manager me noemt. Dat is ook wel een beetje zo; ik weet altijd alles wat er speelt.

Wat vind je minder leuk?

Eigenlijk bijna niks. Ja, soms komt er een sollicitant die vervelend is. We hebben nadat een selecteur was uitgescholden door en van de sollicitanten afgesproken dat we elkaar goed in de gaten houden en niet alleen met iemand in een kamer gaan zitten. Als iedereen bezig is, ga ik er dan bijzitten en kijk daar wat formulieren na, of werk de agenda bij. Ik wil niet de indruk wekken dat ik de sollicitanten op de vingers kijk, want ze zijn meestal al zenuwachtig genoeg.

Bestaat er een misvatting over het werk als office manager?

Ja, veel mensen denken dat het werk bestaat uit koffie zetten en copietjes maken. Office management is meer dan dat. Natuurlijk maak ik wel eens een copie, maar het is veel omvattender dan dat. Hoewel het werk per bedrijf en afdeling heel erg verschilt ben je meestal wel verantwoordleijk voor al het reilen en zeilen op die afdeling en kan zonder jou niemand zijn werk goed doen.

Vertel eens iets over jouw leerschool?

Dat was bij dit bedrijf zelf. Het scheelde wel dat ik tijdens mijn schooltijd bij een bank op de administratieve afdeling heb gewerkt, daar had ik al wel wat geleerd. Verder ben ik heel goed ingewerkt en heb ik alles in de praktijk geleerd.

Heb je tips voor iemand die office manager wil worden?

Je moet van regelen en plannen houden en dingen snel en goed kunnen organiseren en goed het overzicht over de afdeling bewaren. Als jij je werk niet doet, kan niemand anders zijn werk goed doen. Toen ik er een keer onverwacht een dag niet was en er geen invaller voor mij kon komen, liep alles in het honderd en verliep de hele dag chaotisch. Vervelend natuurlijk, maar ik zag het ook wel als een compliment! Ik kan echt niet gemist worden, dat is wel een fijn idee.