Uit onderzoek blijkt dat van alle interrupties en nieuwe informatie die tijdens een werkdag op je afkomt, er slechts 5% zodanig urgent is dat je er meteen op moet reageren of actie ondernemen. Maar liefst 95% behoeft geen directe actie. Er is maar een beroepsgroep waar deze regel niet voor opgaat: de hulpdiensten. Voor de politie, ambulance en brandweer is elke nieuwe oproep per definitie een ‘5% geval’. Hun werkdag is dan ook grotendeels reactief en niet te plannen.
Geef je brein de tijd
Wanneer je kenniswerker bent –zo mag je jezelf noemen als je het grootste deel van de dag met een computer werkt- is het juist helemaal niet slim om alle binnenkomende zaken zonder nadenken te beschouwen als 5% gevallen waar je direct op moet reageren.
Je brein heeft namelijk na het wisselen tussen werkzaamheden gemiddeld 10 minuten tijd nodig om zich opnieuw te concentreren. Wanneer je overal dus direct op reageert verlies je veel tijd omdat je telkens opnieuw je aandacht moet focussen.
Drie praktische tips om tijd te besparen
Je kunt veel tijd besparen door jezelf niet te laten verleiden om telkens zonder nadenken te reageren opminder urgente interrupties en informatieprikkels. Om dit makkelijker te maken zul je die ‘95%-gevallen’ wel makkelijk moeten kunnen parkeren.
Daarom geef ik je graag drie praktische tips om dingen te parkeren om ze later op een geschikt tijdstip te doen:
Tip 1:
Beantwoord langere e-mails nooit meteen.
Slimmer is het om ‘denkwerk’ e-mails te parkeren en ze een keer per dag samen in één bundel te beantwoorden. Een handige plaats om dit soort e-mails te bundelen is de map ‘concepten’ (of ‘drafts’) in je e-mailprogramma. Een e-mail komt daar automatisch in terecht wanneer je op de knop ‘beantwoorden’ klikt en daarna de e-mail wegklikt.
In plaats van dat je je hele dag laat versnipperen met het tussendoor beantwoorden van langere e-mails, verzamel je deze vanaf nu slim in de map concepten. Een keer per dag open je de map concepten en handel je deze e-mails in een bundel af.
Tip 2:
Lees nooit meteen een lang artikel of uitgebreide website...
terwijl je daar op dat moment eigenlijk geen tijd voor hebt. In plaats daarvan is het slim om het gratis programma ‘Read it Later’ op je computer te installeren.
Met behulp van dit programma kun je eenvoudig artikels of websites die je tegenkomt bewaren om ze later op een geschikt moment te lezen. Extra tip: mocht je een iPhone of BlackBerry hebben, dan kun je zelfs je leeswerk onderweg makkelijk raadplegen door de mobiele versie van dit programma ook te installeren op je mobiele telefoon. Ideaal voor wanneer je ergens zit te wachten.
Tip 3:
Zodra je iets binnenvalt dat je afleidt van hetgeen waarmee je nu bezig bent, schrijf dit dan direct op.
Heb daarom overal en altijd een kladblokje en pen bij de hand. Zo kun je je beter concentreren op het gesprek waar je in zit of het moeilijke document dat je aan het schrijven bent. Verwerk de aantekeningen op je kladblok telkens binnen de 24 tot 48 uur.
Deze cursus is geschreven door Gerald Essers van TIJDwinst.com
Gerald Essers is oprichter van TIJDwinst.com, een onderneming gespecialiseerd in praktische oplossingen voor slimmer werken met minder stress in het hedendaagse informatietijdperk. Met onze trainingen, workshops, lezingen, seminars, coaching en producten bieden wij ondersteuning op het gebied van time-management, effectieve informatie-verwerking, creativiteit en sneller leren.
