Hieronder vindt u 7 praktische tips voor het organiseren van uw werk, werkplek en privé-leven waarmee u direct aan de slag kunt.
Tip 1: Ruim op!
Het besluit te gaan opruimen is het halve werk voor het doorbreken van aanwezige wanorde op een kantoor of werkplek. Opruimen is een middel, geen doel. Het zorgt ervoor dat aanwezige ‘ruis’ verdwijnt en een nieuwe structuur kan ontstaan. Van de aanwezige spullen in postbakjes, bureaulades, ordners, kasten en opslagruimtes kan vaak heel veel weg. Het gaat dan om zaken die niet meer relevant zijn of versleten zijn.
Tip 2: Keuzes maken zorgt voor duidelijkheid
Bij het opruimen of ‘opschonen’ van een kantoor of werkplek gaat 
het vooral om bewust keuzes maken. “Wat wil ik wel en wat wil ik niet?” Het is raadzaam deze keuzes zelf te maken en hiervoor voldoende tijd te nemen. Maak een dag of dagdeel vrij en loop stap voor stap uw kantoor of werkplek door. Stapeltje voor stapeltje, ordner voor ordner, la voor la... Het kost tijd en u krijgt er veel voor terug! Wat gebeurt er precies? Tijdens het keuzes maken creëert u namelijk (aangepast) beleid. U ontdekt wat u niet wilt, bijvoorbeeld stapels op uw bureau of zaken steeds weer uitstellen. Daardoor kunt u keuzes maken wat u wel wilt. Vanaf nu doen we het zo en zo. Het werkt bevrijdend en schept duidelijkheid voor u en anderen.
Tip 3: Overzicht
Door het maken van keuzes ontstaat letterlijk overzicht. Wat kan weg? Doorgeven aan anderen? Naar het archief? In de versnipperaar? In de afvalbak? Wat is nog relevant? Het is praktisch postbakjes, tijdschriftcassettes, ordners en hangmappen te voorzien van een duidelijk, leesbaar label met opschrift. Hiervoor kan bijvoorbeeld een Dymo labelmaker gebruikt worden. De zaken worden daardoor toegankelijk en overdraagbaar voor uzelf en anderen.
Tip 4: Structuur creëren èn vasthouden
Door het opruimen van de ‘ruis’ in uw werksituatie is het creëren van een duidelijke structuur veel eenvoudiger. Structuur ontstaat door zaken een vaste plaats te geven, te voorzien van een label, zoals hierboven beschreven, en hierover concrete afspraken met elkaar te maken. De kracht van de eenvoud! Dit geld voor informatie in dossiers, ordners, hangmappen en dergelijke en ook voor digitale dossiers en bestanden. Hierin kan op dezelfde wijze opgeruimd en gestructureerd worden. Daarna is het van belang de structuur vast te houden. Dit lijkt moeilijker dan het is. Wat zijn de voordelen van ogeruimd werken? Een prettig gevoel; overzicht, rust, ruimte, minder faalkosten en meer winst en werkplezier. Dat wilt u toch in stand houden?
Tip 5: Opruimen wordt bijstellen
Ik hoor u hardop denken “structuren, zaken op een vaste plek, ik wil flexibiliteit en chaos!”. Het een hoeft het ander natuurlijk niet uit te sluiten. Chaos kan tot hele mooie dingen leiden. Als de basis op orde is kan de situatie, daar waar nodig, bijgesteld worden. Als de kwasten, verf, schildersdoeken en andere attributen op orde zijn kan een kunstenaar aan het werk en vanuit zijn ‘chaos’ een schilderij of kunstwerk maken. Zo werkt het ook op kantoor. De tijd die voorheen besteed werd aan opruimen kan nu voor andere zaken benut worden. Bijstellen, de situatie op detail aanpassen, kost dan slechts weinig tijd.
Tip 6: Zo van buiten, zo van binnen
Opgeruimd werken is lekker werken. Een leeg bureau geeft letterlijk ruimte en rust om te werken. U voelt daardoor ook van binnen meer ruimte en rust. Het hoofd is leger en er is daardoor meer ruimte voor creativiteit.
Tip 7: Voorbeeldfunctie
Opgeruimd werken inspireert ook anderen. Van nature heeft ieder mens behoefte aan overzicht en structuur. Geniet ervan!
Deze tips worden u aangeboden in samenwerking met OrganizingWorks
Wilt u meer overzicht, structuur en kwaliteit in uw manier van werken, procedures, e-mail of timemanagement?
Het organiseren op operationeel niveau, van uw bedrijf, afdeling, bedrijfsproces, werkplek of werkwijze, beheersen wij als geen ander.
