Werkt u dagelijks met een computer, al dan niet in een netwerk? Kunt u niet meer zonder uw computer en internetverbinding? Lees dan verder.
Hieronder vindt u 7 praktische tips waarmee u direct aan de slag kunt op het gebied van automatisering. Tenminste, als u daar voor kiest.
Tip 1: Wees voorbereid
Bij 59% van de Nederlandse bedrijven en bij 74% van de overheidsinstellingen, ligt geen noodplan klaar voor het geval de internetverbinding of het computersysteem uitvalt. Dit blijkt uit onderzoek van J. Verschuur (Ernst & Young).
Indien uw internetverbinding of uw computer uitvalt, kunt u natuurlijk van alles gaan doen: met een collega koffie drinken, eindelijk de tijdschriften op het bureau lezen of de rest van de dag vrij nemen. U kunt ook voorbereid zijn en bespreken wat te doen in geval van zo’n storing. Voor internettoegang kan gekozen worden voor toegang via twee providers in plaats van één. U bent vast heel inventief met het bedenken van een ‘what if’ plan. Preparedness is the key!
Tip 2: Creëer goede randvoorwaarden
Goed gereedschap is het halve werk. Dit geldt ook voor computers en software. Onlangs had ik problemen met het synchroniseren van mijn Outlook agenda en mijn mobiele telefoon. Wat bleek? Er was nieuwe software (Nokia PC Suite) beschikbaar. Deze is meteen op mijn laptop geïnstalleerd en het probleem was opgelost. Je moet het maar weten. Hou de zaak up-to-date!
Tip 3: Extra beeldschermen
In veel gevallen kan het werken met één beeldscherm onhandig zijn. In het geval u overzicht wilt houden op uw email, een Excel spreadsheet met informatie en bijvoorbeeld een andere bron, kan één beeldscherm verwarrend werken. Iedere keer switchen van toepassing kan heel vermoeiend zijn. Wellicht is het voor u ook handig om twee of zelfs drie schermen te gebruiken. U heeft dan beter overzicht, kunt sneller beslissen en de kans op het maken van fouten vermindert.
Tip 4: E-mailmanagement
Veel gebruikers ervaren een volle inbox in een e-mailprogramma als stress. Wat vroeger een stapel post was, verzamelt zich nu digitaal in de inbox. In veel gevallen zijn de vele e-mails uitgestelde keuzes; ga ik nog lezen, moet ik nog uitwerken, hierop ga ik waarschijnlijk wel reageren, komt later wel. Als u moeite heeft met overzicht houden of krijgen van uw email en u veel tijd kwijt bent met het zoeken naar juist die ene email is het raadzaam orde op zaken te stellen. Stap 1 is opschonen; wat niet meer relevant is kan weg of gearchiveerd worden. Stap 2 is de relevante email een plek geven; bijvoorbeeld in uw agenda als actie. U plant dan de eerstvolgende actie gekoppeld aan de email, bijvoorbeeld lezen, uitwerken of bellen. Archiveren in een mapje kan ook. Zorg ervoor dat de mapstructuur eenvoudig blijft. Stap 3 is, nadat u al uw email doorlopen en opgeschoond hebt, bij elke nieuwe email direct een keuze maakt wat er mee moet gebeuren. Als u veel email ontvangt en dit veel tijd kost, is het raadzaam hiervoor tijd in te plannen. Maak het belangrijk!
Tip 5: Digitaal timemanagement
Maakt u nog gebruik van een papieren agenda? Werkt deze voor u? Wat gebeurt er als deze zoek raakt?
Het gebruik van een digitale agenda biedt veel voordelen. In geval u in een netwerkomgeving werkt, kunnen anderen voor u afspraken inplannen. U kunt met Microsoft Outlook bestanden en email in uw agenda integreren wat tijd bespaart als u zaken gaat uitwerken. Er is eenvoudig een back-up te maken van uw agenda. Ook kunnen afspraken of geplande acties helder worden weergegeven, worden doorgestuurd naar anderen, in geval van uitnodigen of akkoord verkrijgen, en geplande onderwerpen kunnen eenvoudig worden verplaatst.
Tip 6: Wachtwoorden
Stop met het schrijven van wachtwoorden op post-it notes en deze op uw beeldscherm te plakken of in uw bovenste la op te bergen. Er zijn digitale alternatieven...
Er is veel gratis software op de markt, zoveel dat het onduidelijk is wat goed is en wat niet. Wat veel wordt gebruikt is eWallet Professional Edition. Het is een goedkoop ($ 30,-) en eenvoudig programma. Belangrijkste hierbij is dat de database zwaar gecodeerd is. Dus in het geval de database in "verkeerde" handen komt, is het heel moeilijk te kraken.
Tip 7: Back-up van informatie
Het komt regelmatig voor dat een computer crasht. Vervelend, vooral als er geen back-up is van de gegevens. Indien u de back-up nog niet goed geregeld heeft, kunt u gebruik maken van online back-up faciliteiten bij bijvoorbeeld het bedrijf Solcon.
Dit artikel is geschreven in samenwerking met OrganizingWorks.
OrganizingWorks biedt een praktische en resultaatgerichte Organizing Clinic. Voor iedereen die last heeft van stapels papier op zijn bureau, een hoofd vol met werk en langer bezig is met zoeken dan vinden.
