Timemanagement: het gevaar van tijdvreters

Maar weinig problemen houden (verkoop)managers zo sterk in de ban als problemen rond tijdsbeheer. En maar weinig onderwerpen zijn zo frustrerend als dit thema.. Hoeveel tijd stop ik in mijn werk, hoeveel werk stop ik in mijn tijd!

‘Druk, druk, druk’. Vergaderingen, e-mails, binnenkomende post, spoedtelefoontjes zijn aan de orde van de dag. Je komt regelmatig tijd tekort en aan het eind van de dag heb je nog niet de helft gedaan van wat je van plan was te doen. Boven eenieders hoofd hangt de uitdaging van managementgoeroe Peter Drucker : “Hoe kan men iets anders  sturen, als men nog niet eens zijn eigen tijd kan sturen?”

Tijd is ook zo waanzinnig paradoxaal. Niets lijkt zo persoonlijk,
individueel, emotioneel en tegelijkertijd zo objectief en universeel wegtikkend. We kennen (verkoop)managers die als een wielertoerist door het leven fietsen, maar ook anderen die een koers tegen de tijd en zichzelf fietsen. En tijdsbeheer veranderen doe je niet zomaar! Het is niet meer of minder dan onszelf veranderen.Wat tijd vreet ben je je soms wel en soms niet bewust. De navolgende opsomming van tijdvreters roept waarschijnlijk bij velen een gevoel van herkenning op.

Tijdvreter 1: Gebrek aan zelforganisatie

U kunt uw eigen zelforganisatie ter hand nemen door de volgende maatregelen:

• Sta niet continu een opendeur politiek voor, laat mensen terugbellen als u geen tijd heeft;
• Geen ‘muren’ waar je achter zit, streef een leeg bureau na. Volle bureau’s leiden af, werken concentratiestoornis in de hand. En herinneren teveel aan wat nog gedaan moet worden;
• Gebruik de prullenbak, laat deze elke dag vol worden;
• Gebruik een notitieboek. Het beste kunt u invallende ideeën of activiteiten vastleggen in een notitieboek of agenda. En doe alleen zaken die belangrijk én dringend zijn! Let op. Belangrijke dingen hebben geen haast en dringende zaken zijn zelden belangrijk.

Tijdvreter 2: Gebrek aan planning

“Hoe kan men iets anders sturen, als men nog niet eens zijn eigen tijd kan sturen?”
Planning wordt vaak gezien als een beperking van vrijheid en flexibiliteit. Onjuist, je maakt en  stelt je planning immers zelf bij. Plan dus meer en formuleer doelen in termen van resultaat.

Tijdvreter 3: Gebrek aan prioriteiten

Kenmerken van deze tijdvreter: niets is onbelangrijk, alles maar dan ook alles is even belangrijk.

• Maak een onderscheid tussen belangrijke en noodzakelijke (urgente) zaken (zie tijdvreter 1);
• Leer te weigeren;
• Doe aan ‘management-by-exception’ (80/20-regel). Geef aandacht aan afwijkende zaken, zowel onder als boven de norm.

Tijdvreter 4: Besluiteloosheid

Een sluipende tijdvreter. “Wat kan en mag ik?”

• Weet waar de beslissingsbevoegdheden liggen;
• Weet dat risico’s nemen en fouten maken bij de functie van leidinggevende horen.

Tijdvreter 5: Onvoldoende delegeren

Delegeer en denk over het volgende na:

• Verlang ik nog steeds naar uitvoerend werk?
• Denk ik echt dat ik alles beter kan?
• Wil ik het gevoel hebben dat ik nodig ben?
• Heb ik gebrek aan vertrouwen in mijn medewerkers?

Tijdvreter 6: Het lezen van post, e-mail en andere leerstof

Kenmerk: op de hoogte willen blijven van alle informatie.

• Ga na of het nodig is om alle post zelf te behandelen;
• Probeer post kort en snel te beantwoorden;
• Stel u de vraag: “Wat moet ik lezen, wat zou ik moeten lezen (maar niemand vraagt me hierna) en wat is interessant om te lezen (maar ik heb wel wat beters te doen)?”

Tijdvreter 7: Vergaderingen

Het hoeft geen betoog dat vergaderingen belangrijke tijdvreters zijn en de nodige ergernis opleveren.
Ga dus na of de vergadering echt nodig is en of u hierbij echt aanwezig dient te zijn.