Managementassistente II

De training is speciaal geschikt voor de zeer ervaren secretaresses en managementassistentes die zich graag verder willen ontwikkelen, zodat je meer als verlengstuk van de manager kunt fungeren. Je wilt niet alleen meer taken uitvoeren die ondersteunend zijn, maar je wilt je ook richten op taken die meer inhoudelijk zijn: geen ondersteuner, maar werkvoorbereider. Een echt klankbord voor je manager. In deze cursus bevind je je onder gelijkgestemden;samen met andere secretaresses en managementassistentes afkomstig uit gemeentes werk je aan het professionaliseren van jezelf.

Na het volgen van deze training ben je in staat om op een andere niveau te denken en te praten. In plaats van in het hier en nu te zijn, kun je je projecten en processen met vooruitziende blik bekijken. Ook leer je niet meteen met oplossingen te komen, maar eerst de situatie te analyseren en te overdenken. Door het werken met de MBTI ontwikkel je meer begrip voor andere gedragsstijlen waardoor de samenwerking soepeler verloopt. Door creatieve technieken die je aangereikt krijgt, ben je in staat om op een andere manier tegen thema’s aan te kijken. Je weet hoe je draagvlak kan creëren en je kunt na afloop van de training, door je eigen houding aan te passen, mensen beter voor jouw standpunt winnen.

Het programma ziet er als volgt uit:

Dag 1: Communiceren voor gevorderden
Als jij de manager van je leidinggevende wilt zijn, moet je stevig in je schoenen staan op communicatief gebied. Je oefent daarom met de communicatieve basisvaardigheden (het A-diploma). Daarnaast ga je aan de slag met de communicatieve vaardigheden voor gevorderden (het B-diploma).Met een klein groepje zet je een project op. Zo ervaar je in het klein hoe efficiënt het werkt naar anderen te luisteren en ze te begrijpen, hoe het is jouw idee over het voetlicht te brengen en hoe inspirerend het werkt met een andere bril te kijken.

Dag 2: Hoe begrijp ik mijn baas?
MBTI is het hulpmiddel bij uitstek om diepgaand inzicht te verwerven in jezelf en een ander. Heb jij ook wel eens het gevoel dat je leidinggevende op een andere planeet zit, dat je geen idee hebt wat hij/zij bedoelt? MBTI helpt je om uit te zoeken op welke planeet hij/zij zit, wat dat inhoudt en hoe je hem/haar kunt bereiken.

Dag 3: Help, ik ben niet creatief
Creativiteit is geen talent, maar een vaardigheid. En die kan iedereen aanleren! Je gaat werken met creatieve technieken als associëren, brainstormen, visualiseren en verbeelden. Je leert anders aan te kijken tegen problemen en verrassende oplossingen aan te dragen.Succes met samen werken!Met je leidinggevende en je collega’s vorm je een team. Het succes van het team hangt af van de teamleden, dus ook van jou. Daarom richt je je op actief luisteren met begrip voor de achtergrond van je teamleden, weet je de andere leden te motiveren en kun je de onvermijdelijke conflicten oplossen.

Dag 4: Hoe vergroot ik mijn overtuigingskracht?
Je hebt een waardevol idee en dat wil je aan de man brengen. Dan moet je, als je impact wilt hebben, het spel van beïnvloeding spelen. Overwicht krijg je door gebruik te maken van, wetenschappelijk bewezen, overtuigingstechnieken. Krijg veel meer voor elkaar, maak je invloed groter en laat de ander (je leidinggevende) in jou geloven.

Dag 5: Manage de manager
De moderne baas heeft een moderne assistente nodig, die hem aanvult en de zaken voor hem regelt. De tijd van alleen maar ondersteunen is voorbij; je moet begeleiden, aansturen en meedenken: samenwerken op hoog niveau. Je bent zijn time-, emotie-, en bureaumanager. Wat betekent dat en hoe vervul jij deze rollen?

Project
Tijdens de training werk je in klein groepsverband aan een fictief project. Dit project loopt als een rode draad door de training heen. Je doorloopt alle fases van het project en je sluit de training af met een presentatie. Door met het project bezig te zijn, kom je vanzelf in aanraking met de thema’s die we behandelen: creatief oplossend denken, samenwerken, communicatie, omgaan met andere types, overtuigen, conflicthantering. Je werkt in een groepje van drie à vier cursisten. Het onderwerp van het project kiezen de cursisten zelf op de eerste dag. Soms is het een onderwerp dat uit de praktijk voortkomt, soms is het een fictief (leuk) onderwerp. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij tussen de trainingsdagen gemiddeld één uur per week aan het project werken.

Voorbeelden van projecten zijn:
• het opzetten van een bestuurssecretariaat
• samenvoegen van twee managementsecretariaten
• opzetten van een smoelenboek
• introductiedag voor nieuwe medewerkers
• reünie van havo 5
• modeshow C&A
• personeelsuitje van sector Publiek
• Koninginnedag gemeente Heerenveen
• Onderzoek interne klanttevredenheid gemeente Naarden

Uit het verleden blijkt dat deelnemers het erg leuk vinden om in klein groepsverband een onderwerp aan te pakken en zo al werkenderwijs aan den lijve te ondervinden wat bijvoorbeeld de valkuilen zijn bij samenwerken of hoe je nu nog beter kunt overtuigen en hoe je je creativiteit kunt vergroten.

Werkvormen
De werkvormen zijn wisselend. Er zijn theoretische onderdelen, groepsgesprekken, rollenspellen, individuele schriftelijke opdrachten, samenwerkingsopdrachten en presentaties.  Tijdens de training werken we met de MBTI; een methode die inzicht geeft in gedragstypologieën. Als secretaresse/ managementassistente leer je hierdoor welke gedragsvoorkeuren er bestaan en welke je zelf hebt. Met die achtergrond kun je beter begrijpen waarop beslissingen gebaseerd zijn, kun je beter de individuele bijdrage van teamleden op waarde schatten en beter omgaan met conflicten.