Effectief Notuleren

Hoe houd ik de rode draad vast in een lange vergadering? Wat schrijf ik wel op en wat niet? Wat is een goede structuur voor notulen? En hoe werk ik mijn aantekeningen efficiënt uit? Op deze en vele andere vragen krijgt u in deze training een helder antwoord.

Resultaat

U notuleert met meer zelfvertrouwen. U weet welk soort notulen in welke situatie effectief is en u maakt makkelijker aantekeningen tijdens een vergadering. Ook legt u de hoofdlijnen van een vergadering beknopt vast en maakt u een goede actielijst. Bovendien formuleert u in een heldere en aantrekkelijke stijl.

Na de training Effectief Notuleren:

• bereidt u vergaderingen effectiever voor en luistert gerichter
• weet u welk soort notulen in welke situatie effectief is
• kunt u beter en sneller onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken
• schrijft u minder, uw aantekeningen zijn overzichtelijk én eenvoudig uit te werken
• lleert u de mogelijkheden van een agenda te benutten en maakt u een goede actielijst
• Biedt uw uiteindelijke verslag de lezer gerichte en helder geordende informatie, in een actieve, aantrekkelijke stijl

Voor wie?

U gaat binnenkort voor het eerst notuleren. Of u heeft al enige ervaring, maar wilt het notuleren vlotter, met minder moeite en meer plezier uitvoeren. Wij bieden u handvatten om vanaf nu met gemak en plezier een vergadering te notuleren!

Voorkennis

Voor de training Effectief Notuleren heeft u geen specifieke voorkennis nodig.

Opzet

De training Effectief Notuleren duurt drie dagen. De eerste twee dagen vinden een week na elkaar plaats. Na ongeveer vier weken volgt nog één dag.

Voorafgaand aan de training ontvangt u een vragenlijst. Deze lijst geeft de trainer inzicht in de achtergrond en samenstelling van de groep. Op basis hiervan bekijken we of de gekozen training goed aansluit bij uw doelstellingen. Mocht dit niet het geval zijn, dan nemen wij altijd contact met u op.

U oefent de deelvaardigheden van het notuleren: gericht luisteren, hoofd- en bijzaken onderscheiden, kernachtig registreren en helder en duidelijk formuleren. U werkt afwisselend individueel en in groepen. Aan het eind van de eerste en tweede dag notuleert u een vergadering vanaf cd of dvd. Op de tweede en derde dag bekijkt, bespreekt en vergelijkt u de verschillende verslagen. U oefent variaties in structuur en formulering. U wisselt ideeën uit en krijgt persoonlijk advies van de trainer.

• Trainingsdag 1: activiteiten vóór en tijdens de vergadering
• Trainingsdag 2: activiteiten na de vergadering
• Trainingsdag 3: afwerking van de notulen

Na afloop van de training ontvangt u een certificaat van deelname.

Theoretische basis

Luisteren, registreren, schrijven en weer luisteren, registreren en schrijven: veel mensen vinden dit ingewikkeld. In trainingen horen wij vaak dat de combinatie van deze drie aspecten lastig is. Toch heeft u als notulist een grote voorsprong.

Denken en onthouden

Uit diverse onderzoeken komt naar voren dat onze spreeksnelheid ongeveer 150 woorden per minuut is. Onze denksnelheid bedraagt echter 450 à 500 woorden per minuut. Dit verschil kunt u benutten om de rode draad in een verhaal te ontdekken. Daarnaast biedt uw kortetermijngeheugen een ruimte van 7 à 9 onthoudbare items (George Miller, 1956). Op deze kennis en inzichten zijn de luister- en registratieoefeningen binnen de training gebaseerd.

Zo leert u bijvoorbeeld om niet onmiddellijk te schrijven als iemand spreekt, maar om eerst uw registratiecapaciteit in te zetten. U luistert naar de eerste twee, drie zinnen van iemands verhaal en leert daar de belangrijkste 7 à 9 kenmerken uit te onthouden. Deze schrijft u vervolgens op. U zult merken dat alle vervolgzinnen gebaseerd zijn op de structuurelementen die u zojuist heeft genoteerd. Luisteren, registeren en schrijven wordt zo een actieve en begrijpelijke vaardigheid en niet een 'blind' noteren van wat u hoort.

Chronologisch notuleermodel

Notulen en bespreekverslagen zijn altijd een weerslag van wat in een min of meer formele setting mondeling is overgedragen. Deze overdracht is chronologisch. U leert in de training deze chronologie te volgen. In de voorbereiding leert u om de vergadering te plannen, om af te stemmen met de voorzitter en andere vergaderaars en zo te bepalen wat u van vergaderstukken moet onthouden. Tijdens de registratiefase leert u uiteraard actief te luisteren en aantekeningen te maken. Als laatste maakt u de vertaalslag naar het uiteindelijke verslag. Het resultaat? Een goed geschreven en helder vergaderdocument.

Programma

Dag 1: Activiteiten vóór en tijdens de vergadering

09.30 uur - 17.00 uur

• Hoe overleg je met de voorzitter?
• Achterhalen van de doelstelling van agendapunten
• Technieken om actief en selectief te luisteren
• Hoe concentreer je je op de hoofdzaken?
• Technieken om vlot aantekeningen te maken:
  - trefwoorden, afkortingen, symbolen
  - informatie uitsplitsen in drie kolommen
  - samenvattingen schrijven
  - besluiten en afspraken herkennen en noteren
• Notuleeropdracht 1

Dag 2: Activiteiten na de vergadering

09.30 uur - 17.00 uur

• Uitwisselen van ervaringen: wat gaat goed, wat kan nog beter?
• Vergelijking en bespreking van verslagen op inhoud, structuur en formulering
• Lezersgerichtheid in lay-out en structuur:
  - chronologische en thematische ordeningen
  - accenten, alinea’s en opsommingen
  - actielijsten en actiekolommen
• Notuleeropdracht 2

Dag 3: De afwerking van de notulen

09.30 uur - 17.00 uur

• Uitwisselen van ervaringen: wat gaat goed, wat kan nog beter?
• Vergelijking en bespreking van verslagen op inhoud, structuur en formulering
• Lezersgerichtheid in formuleringen:
  - bondig, aansprekend en correct
  - neutraal en concreet
  - direct en actief
  - namen in het verslag
• Praktijkplan

Dit programma geeft een globaal overzicht. De trainer stemt het programma per keer verder af op de leerwensen uit de groep.

Ik twijfel tussen Effectief Notuleren en Notuleren: Opfriscursus. Wat is het verschil?
Effectief Notuleren duurt drie dagen. U leert alle vaardigheden die u nodig heeft om goed en snel te kunnen notuleren. Notuleren: Opfriscursus is een eendaagse training voor meer ervaren notulisten die nieuwe inzichten willen opdoen, hun kennis willen opfrissen of nog effectiever willen werken.

Kenmerken

• 3 x 1 dag
• Maximaal 12 deelnemers
• Werk- en denkniveau: MBO+

Schriftelijke Communicatie , Initiatief , Luisteren , Schriftelijke communicatie