Schriftelijk Rapporteren

Schrijf met meer gemak een lezersgericht rapport
Bij het schrijven van rapporten vraagt u zich steeds af welke informatie wel in het rapport hoort en welke niet. En waar zet u die informatie? Met knippen en plakken, schrijven en herschrijven bent u al gauw het overzicht kwijt. Leer in deze intensieve training een handige en snelle manier om tot een goed, lezersgericht rapport te komen.

Resultaat

U rapporteert met minder moeite en met meer resultaat. U leert schrijven volgens een handige aanpak, waarbij u uw doel en uw lezer scherp voor ogen houdt. Het gebruik van vaste structuren voor verschillende soorten rapporten levert u veel tijdwinst op. Bovendien leert u informatie te verwoorden in een stijl die helder, beknopt, eigentijds en aantrekkelijk is.

Voor wie?

U schrijft geregeld rapporten voor uw werk of gaat dat in de toekomst doen. Denk bijvoorbeeld aan probleem- of voortgangsrapportages. U wilt overtuigende rapporten schrijven, waarmee u uw doel bereikt. U zoekt een methode, maar ook tips om het schrijven van uw rapporten sneller en met meer gemak aan te pakken.

Onderwerpen

• Een snelle, handige schrijfaanpak voor uw rapport
• Uw schrijfopdracht helder maken: onderwerp, doel en lezer bepalen
• Vlot een opbouw van uw rapport maken
• Tijd besparen met vaste rapportstructuren
• Structuurmiddelen toepassen: bijvoorbeeld kopjes, alinea's, opsommingen
• Vaste onderdelen beheersen: samenvatting, inleiding, conclusie
• Lezersgericht formuleren: helder, bondig en correct
• Een perfecte presentatie van uw rapport

Opzet

De training Schriftelijk Rapporteren duurt drie dagen. De eerste twee dagen vinden een week na elkaar plaats. Na ongeveer vier weken volgt nog één dag.
Voorafgaand aan de training ontvangt u een vragenlijst. Op basis hiervan bekijken we of de gekozen training goed aansluit bij uw doelstellingen. Mocht dit niet het geval zijn, dan nemen wij altijd contact met u op.

De opzet is als volgt:
• Op dag 1 leert u hoe u het maken van een rapport efficiënt aanpakt. Welke stappen zet u om snel tot een goed rapport te komen? De lezer is daarbij ons uitgangspunt. Ook oefent u verschillende manieren om snel een structuur voor uw rapport te maken en maakt u kennis met handige vaste tekststructuren.   
• Op dag 2 leert u hoe u uw rapport toegankelijk maakt door structuurmiddelen te gebruiken, zoals kopjes, alinea's, puntsgewijze opsommingen, structuurwoorden. Verder gaan we in op specifieke onderdelen van het rapport: de samenvatting, de inleiding en de conclusie en aanbevelingen. 
• Op dag 3 staat formuleren op het programma. U leert heldere, bondige en aantrekkelijke zinnen te maken. U mag een tekst uit uw praktijk meenemen om in de training te bespreken. Aan het einde van de training ontvangt u een certificaat van deelname

Programma

Afhankelijk van de leerwensen van de deelnemers kunnen er in het programma bepaalde accenten gelegd worden. De volgende onderdelen staan op het programma:

Dag 1 Een snelle schrijfaanpak voor uw rapport
09.30 - 17.00 uur

• Kennismaking, doel, werkwijze, programma van de training
• Een snelle schrijfaanpak
• Oriënteren op de schrijfopdracht: onderwerp, aanleiding, doel en lezer bepalen
• Inhoud bepalen en tekstschema maken
• Vaste structuren toepassen in een rapport: o.a. handelingsstructuur, maatregelstructuur, probleem-oplossingsstructuur, evaluatiestructuur
• Indelingsprincipes toepassen
• Heel veel oefenen!
• Opdrachten; terugblik op uw leerdoel

Dag 2 Perfecte presentatie en structuurmiddelen
09.30 - 17.00 uur

• Korte terugblik: hoe is het gegaan in de praktijk?
• Een perfecte presentatie van uw rapport: titelblad, inhoudsopgave, inleiding, conclusie, samenvatting, tabellen, grafieken, beeld
• Structuurmiddelen toepassen binnen uw rapport: titel en koppen, alinea's, structuurwoorden, puntsgewijze opsommingen
• Heel veel oefenen!
• Opdrachten; terugblik op uw leerdoel

Dag 3 Helder en lezersgericht formuleren
09.30 - 17.00 uur

• Korte terugblik: hoe is het gegaan in de praktijk?
• Korte en actieve zinnen gebruiken
• Ingewikkelde zinnen vermijden
• Geen ouderwetse en plechtige taal gebruiken
• Woordgebruik en vaktaal afstemmen op de lezer
• Variëren in zinslengte, zinsbouw en woordkeus
• Leestekens toepassen
• Heel veel oefenen!
• Afsluiting: praktijkvoornemens, evaluatie

Theoretische basis

Schrijfprocesmodel
Als uitgangspunt voor het schrijven van rapporten hanteren wij het schrijfprocesmodel van Flower & Hayes (1980). Dit model hebben wij vereenvoudigd tot een efficiënt stappenplan. In stap 1 bereidt u de tekst zorgvuldig voor. In stap 2 maakt u een duidelijke structuur. Tijdens stap 3 schrijft u een eerste versie van uw tekst, laat u deze even rusten, en herschrijft u de tekst. Tot slot werkt u in stap 4 uw tekst perfect af. Tijdens de training Schriftelijk Rapporteren oefenen we alle stappen aan de hand van checklists en handige tips. Het resultaat? Een soepeler schrijfproces en betere rapporten.

Veelgestelde vragen

Ik heb geen of heel weinig ervaring met rapporteren. Is de training Schriftelijk Rapporteren geschikt voor mij?
Jazeker. In de training leert u stap voor stap een rapport goed opzetten. Ook als u nog nooit een rapport heeft gemaakt en dat binnenkort in uw werk moet gaan doen, kunt u dus veel leren. U doet veel korte oefeningen en maakt opdrachten die afgestemd zijn op uw praktijk.

Wat is het verschil tussen de training Schriftelijk Rapporteren en Heldere Rapporten Schrijven?
Er zijn twee verschillen. Ten eerste is de training Schriftelijk Rapporteren afgestemd op deelnemers die op MBO- of MBO+-niveau werkzaam zijn. Dat betekent dat u in de groep zit met gelijkgestemden, waardoor de praktijksituaties en soorten rapporten herkenbaar zijn. Ook sluit het tempo in de training en de manier van leren goed aan. In de training Heldere Rapporten Schrijven zijn de rapportages die deelnemers maken doorgaans langer en complexer. Ook is de werkwijze in de training meer gericht op het zelfstandig aan de slag gaan met cases.
Een tweede verschil is de opzet van beide trainingen. Schriftelijk Rapporteren is een training van drie keer een dag. Deelnemers kunnen teksten meenemen om te gebruiken in de training. Heldere Rapporten Schrijven bestaat uit twee keer een dag. Deelnemers sturen tussen dag 1 en 2 een tekst op naar de trainer, die daar individuele tips en adviezen bij geeft.
Natuurlijk zijn er ook overeenkomsten tussen beide trainingen: u leert sneller en met meer gemak een lezersgericht rapport schrijven binnen uw eigen praktijk.

Ik maak veel spelfouten en ben niet zo goed in Nederlands. Komt dat in deze training ook aan bod?
Ten dele. De training is erop gericht om goede rapporten te leren schrijven, met een duidelijke structuur, niet te veel en niet te weinig informatie en lezersgericht geformuleerd. Op dag 3 is er ook ruimte om veelvoorkomende taalfouten te bespreken. Maakt u echter veel taalfouten, dan raden we u aan een aparte training Correct Nederlands te volgen. Daarin leert u alle kneepjes van het spellen en spijkert u uw Nederlands in korte tijd bij.

Thema's en competenties

• Schriftelijke Communicatie
• Analyserend vermogen
• Oordeelsvorming
• Schriftelijke communicatie
• Overtuigingskracht