Cursus Het Nieuwe Werken in archief en bibliotheek

1 Nieuwe ambities, nieuwe focus

• Case: Dienstverlenende organisatie
• Perspectieven voor het digitale kantoor:
  - Van flexwerken en digitalisering tot kennismanagement
  - Aanleidingen, knelpunten en winstpotentieel
• Versterking van de kernfuncties en kernprocessen
• Een klantproces uiteengerafeld
• Kansen voor het kenniscentrum
   

2 De nieuwe document- en kennishuishouding

• Case: Kennisorganisatie
• De digitale document- en kennishuishouding:
  - Structuur in kantoorprocessen, werkplekken en gebruikers
  - Document, metadata, kennis op maat, informatieproduct en procesinformatie
• Katalysatoren voor verandering:
  - Digitalisering
  - Webpublishing
  - Individualisering
• Toekomstperspectieven document/informatie/kenniscentrum:
  - Nieuwe activiteiten en rolmodellen
• Scenario's en ambities
   

3 Nieuwe strategie

• Case: Overheidsorganisatie
• Spin worden in het document- en kennisweb
• Praktische strategievorming
• De aanpak van een quickscan
• SWOT en andere analyses
• Strategische opties
• Marsroute
   

KennisCafé in het Geldmuseum

Maandag 21 november in Utrecht van 14.00 tot 17.00 uur
Een bijzondere locatie met een verrassende mix van onderling kennismaken, netwerken, ervaringen uitwisselen en uitgedaagd worden om nieuwe inzichten verwerven.

• Wie ben je en wat doe je?
• Verdieping van centrale thema: nieuwe dienstverlening
• Feedback op eigen praktijkvragen
   

4 De vraag: behoeften uit de kernprocessen

• Case: Overheidsorganisatie/financiële instelling
• Focus op versterking van de bedrijfsprocessen
• Focus op dienstverlening aan de interne/externe klant
• Procesanalyse: kernprocessen in kaart
• Werkplekanalyse: document, metadata, kennis op maat, informatieproduct en procesinformatie
• Behoeftenanalyse: de interne en externe klant

Over deze organisaties gaan de cases:
CBS, De Nederlandsche Bank, UWV, gemeente Rijswijk, ING, DOK, UMCG

5 Het aanbod: producten en dienstverlening

• Case: R&D-onderneming/kennisorganisatie
• Rolkeuzes van het DIK-centrum:
  - Digitaal documentcentrum?
  - Kenniscentrum sec?
  - Webcentrum?
• Producten en diensten als: kennisgids en kennishandboek, dossier en rapport, forum, nieuwsbrief en samenvatting, profielen en kennis op maat, corporate thesaurus
• Kennisportfolio

6 Nieuwe organisatie, nieuw management

• Case: Overheidsorganisatie
• Structuurvraagstukken:
  - Frontdesk en backoffice
  - Centralisatie, specialisatie, concentratie... of juist niet
• De manager en de klus
  - De inrichting
  - Activiteiten en werkwijzen
  - Functies en competenties
  - Afdeling(en) en structuur
  - Planning en besluitvorming
• Verandermanagement: van oud naar nieuw

7 Nieuwe technologie

• Case: Dienstverlenende organisatie
• De rol van technologie
• Typologie van document- en kennistechnologie
• Overzicht van systemen en tools, zoals: zoeksystemen en indexen, kennisgids en databanken, innovatietools en groupware, business intelligence, expert- en leersystemen
• Keuze van kennistools (beslisboom)
• Aanpak: implementatieproces
• Succes- en faalfactoren

8 Thema kennismanagement

• Cases: Dienstverlenende organisatie en opleidingsinstituut
• Kennis versus document en web
• Kennismanagement en kennisdienstverlening:
  - Doelen, ambities en behoeften identificeren
  - Kennis genereren: van vergaren tot delen
  - Kennisproducten en -diensten realiseren
  - Kennis exploiteren
• Kenniskaarten, kennisdomeinen en kennisportfolio

9 Thema digitaal documentmanagement

• Cases: Non-profitinstelling en financiële instelling
• Het praktisch managen van digitale documenten
• De rol van het digitale document
• Aanpak DIS en EDM:
  - Lonkend perspectief
  - Basiskeuzes
• Programma van eisen

10 Thema content- en recordsmanagement I

• Cases: Virtuele industriële onderneming en handelen transportonderneming
• Content:
  - Van kennis tot e-mail
  - Vorm versus inhoud
  - Statisch versus dynamisch
• Webcontentmanagement:
  - Intranet en Enterprise CM
  - Sitemanagement
  - Van doorgeefluik tot Enterprise Portal
• Contentmanagementsysteem:
  - Architectuur en aanpak
  - Ontwerp en functionaliteiten
  - Personalisatie, syndicatie, migratie, XML, et cetera
• Marktoverzicht en stappenplan

Werkbijeenkomst

Maandag 13 februari 2012, Utrecht van 14.00 tot 17.00 uur
Werken aan ideeën voor de eigen praktijk. U krijgt suggesties en advies van Werner Zuurbier en medecursisten. Wat betekent werken in de cloud? Wat kun je met smartphones en tablets? Wat kun je on line/off line? Hoe zet je veranderingen in gang?

 
11 Thema content- en recordsmanagement II

• Belang van recordsmanagement
• Digitale duurzaamheid en juridische ontwikkelingen
• Records lifecycle versus records continuüm
• Documentmanagement versus recordsmanagement
• Record keeping system en RMA
• Wettelijke standaarden en feitelijke normen

12 Thema intranet

• Case: Overheidsorganisatie/kennisorganisatie
• Intranet: gouden bergen en dal der tranen?
• Intranet en ontsluiting van kennis
• Intranet als frontdesk van informatievoorziening
• De redactieraad en andere modellen
• Intranet in het kenniscentrum
• Audit en aanpak

Werkbezoek

De werkbezoeken vormen een onderdeel van de activiteiten van Papieren Tijger Netwerk. De keuze valt hierbij op een grote instelling uit de wereld van overheid, banken, universiteiten, dienstverleners enz. Eerdere bezoeken vonden plaats bij ING, CBS, Gasunie, DOK, Ministeries, UWV. De planning wordt nog bekend gemaakt.