Archiefbeheer in de dagelijkse praktijk

Driedaagse cursus over het effectief opzetten van een (afdelings)archief van beperkte omvang

Inleiding
Een slecht geordend archief kost veel tijd en wekt voortdurend ergernis op indien u de gewenste informatie niet, niet volledig of niet op tijd terug kunt vinden.
Zeker met de vele beschikbare ‘digitale hulpmiddelen’ is dit tegenwoordig echt niet meer nodig.

Voor het goed georganiseerd archief moet u wel investeren in tijd en kennis. Maar als u uw archief eenmaal goed heeft georganiseerd, is het een belangrijk gereedschap waarmee onder alle omstandigheden doelmatig kan worden gewerkt.

Driedaagse cursus
Tijdens de driedaagse cursus Archiefbeheer leert u hoe u een (afdelings)archief opzet en bijhoudt. Tijdens de cursus wordt zowel de traditionele als digitale archivering behandeld. Naast de noodzakelijke theorie van het beheren en bijhouden van een archief gaat u uitgebreid aan de slag met diverse praktijkoefeningen en cases.

Doelgroep

• U bent werkzaam als secretaresse, management-assistent, administratief medewerker, office manager, project ondersteuner, facilitair medewerker of u vervult een andere ondersteunende functie.
• U hebt de zorg voor het bijhouden van een bescheiden hoeveelheid (digitale) documenten en/of het opzetten van een klein (afdelings)archief.

Programma

• Inleiding en relevante begrippen
• Problemen bij het dagelijkse archiefbeheer:
  • voorbeelden uit uw eigen praktijk
  • praktische oplossingen hiervoor
• Soorten documenten en hun specifieke eigenschappen
• Registreren en verwerken van de dagelijkse in- en uitgaande post
• Documenten opbergen en snel weer terugvinden:
  • trefwoorden toekennen aan documenten
  • het vormen van mappen en dossiers
  • gestructureerd opbergen en opslaan
  • terugvindbaar maken en terugzoeken met de pc
• Bewaren of vernietigen?
  • wettelijke verplichtingen
  • eigen verantwoorde keuzes maken
• Het archief op orde houden: dagelijkse beheerstaken