Digitaal archiveren en mappenstructuur voor kantoormedewerkers

Tweedaagse basiscursus voor het effectief digitaal archiveren van (papieren) documenten en e-mail.

Veel digitaal, maar nog veel meer papier
Hoewel in vrijwel elke bedrijfsomgeving digitalisering oprukt, verloopt een groot deel van de schriftelijke communicatie nog steeds via ‘papieren’ documenten. Deze enorme hoeveelheid documenten neemt niet alleen veel ruimte in beslag, de documenten bevinden zich ook nog eens verspreid over de organisatie. Het terugvinden van het juiste document is vaak een tijdrovende activiteit.

Kan dat dan niet veel efficiënter?
Het digitaliseren van documenten is helemaal niet meer zo ingewikkeld. Veel belangrijker is, hoe je deze documenten na het scannen gestructureerd en snel terugvindbaar opslaat, samen met je andere digitale documenten en e-mail. Van ver voor het scannen tot ver na het scannen zijn vele factoren van invloed op de terugvindbaarheid van de documenten. Denk hierbij aan sorteerregels, scankwaliteit, ontsluitingprocedures, procedures voor duurzame opslag en schoningsprocedures.

Praktische tweedaagse cursus
Tijdens de tweedaagse cursus Digitaal archiveren en mappenstructuur komen deze zaken uitgebreid aan bod. De cursus geeft allerlei tips die op kantoor, in secretariële en documentintensieve productie-omgevingen de werkzaamheden rond het digitaal archiveren versimpelen én het vinden van de juiste informatie versnellen.

Doelgroep
U werkt in een omgeving waarin het werken met (digitale) documenten en de hierbij behorende logistieke processen belangrijk is.

Programma

De volgende onderwerpen komen aan de orde:

• Digitaliseren, archiveren, digitaal archiveren: wat is dat nu eigenlijk?
• Documenten: verschijningsvormen, status, werkstromen, levensloop
• Werken met digitale documenten: creatie, raadplegen, bewaren, opschonen
• Compliancy (voldoen aan de geldende wet- en regelgeving): waarom bewaren, documentwaarde, externe wetten, normen, interne wensen
• Structuur in het archief: inzicht in organisatie en functionaliteiten, ontsluiten, classificatiekenmerken, bestandsnamen in mappenstructuren
• Benodigde infrastructuur: hardware, software, netwerk
• De mens en weerstanden en uitdagingen: gebruiker, beheerder, scanoperator
• Praktijkvoorbeelden van digitaal archiveren
• Zelf aan de slag met scannen en de opzet van een mappenstructuur