Excel & budgetteren

Inleiding

Twee reacties van deelnemers aan deze training. De eerste schrijft het volgende over deze training: "De cursus is goud waard voor een manager voor goede analyse". De mening van de tweede: "The course is an added value to my daily work activities. I enjoyed the course and would recommed it to other workers who are daily using Excel as a working system." Budgetteren is de meest gebruikte methode om sturing aan een bedrijf te geven. Het is een methode om uitgaven en inkomsten te beheersen. Het probleem is dat een budget vaak bestaat uit veel verschillende posten. De kunst van budgetteren in Excel bestaat uit twee onderdelen:

• het comprimeren van de posten (de informatie) tot handzaam niveau,
• de focus leggen op de afwijkende uitgaven of inkomsten.

Dat is nu precies waar deze training over gaat.

Programma

Het samenstellen van een model.

Om een beheersbaar model samen te stellen is een heldere structuur noodzakelijk. Om een beheersbare structuur te verwezenlijken zijn specifieke Excel gereedschappen beschikbaar. Deze gereedschappen worden door de gehele training gebruikt. Aan de orde komen:

• Linken, de techniek om celinhoud over verschillen bladen en mappen te verspreiden.
• Formules, de rekentechnische kant van een model
• Functies, kleine kant-en-klare elementen, die de bouwstenen van ieder model vormen
• Namen, deze zorgen voor overzichtelijkheid en dynamiek in een model
• Bereik, de omgeving van de actieve cel. Excel gebruikt een bereik om automatisch acties te ondernemen
• Objecten, de representatieve in- en uitvoer van gegevens.

De structuur van budgetten.

Een budget bestaat uit de confrontatie tussen verwachtingen (de begroting ook wel het "Budget" genaamd) en de werkelijkheid (de verplichtingen, ook wel de "Actuals" genaamd). Budgetteren geschiedt in een tijdsframe. Meestal is dit een boekjaar. Gebruikelijk is het hanteren van de maand als kleinste niveau waarop wordt gemeten en gestuurd. Er zijn dan heel veel gegevens betrokken in het model. Het doel van dit budgetmodel is dan het comprimeren van gegevens tot handzame overzichten. In dit model worden de volgende Excel gereedschappen behandeld:

• De structuur van het model
• Zoekfuncties als bouwstenen voor compacte overzichten.
• Opmaak als visuele herkenning van het model.
• Validatie als selectie middel.
• Vensters om het resultaat te presenteren.

Automatische waarschuwingen bij budgetoverschrijdingen.

Vaak worden grote lijsten in Excel bijgehouden (of naar Excel geëxporteerd) om in detailniveau te kunnen monitoren of budgetten worden overschreden. Het is vaak geestdodend werk om iedere periode rij voor rij in Excel na te lopen, om vervolgens te constateren dat de overschrijding feitelijk al plaats heeft gevonden. In dit model wordt gewerkt met relatieve grenzen ten opzichte van de overschrijding. Het model dient bijvoorbeeld alleen die posten te tonen, die 90% of meer van hun budget hebben gebruikt. In dit model wordt veel nadruk gelegd op de hiërarchische opbouw binnen het budget. In dit model worden de volgende Excel gereedschappen behandeld:

• Geneste ALS functies in combinatie met filters.
• De functie SUBTOTAAL in combinatie met filters.
• Dynamische verschuivingen om binnen het budget te kunnen sturen.
• Voorwaardelijke opmaak om visueel het model te ondersteunen.

De verwerking van gegevens in een budget.

Grote lijsten met gegevens moeten gecomprimeerd worden tot handzame overzichten. Excel heeft hiervoor veel gereedschappen. Een van de meest gebruikte gereedschappen is de draaitabel. Een draaitabel maakt flexibele overzichten. Toch zijn deze overzichten niet altijd wat voor het bedrijf noodzakelijk is. Om dit proces naar uw inzicht samen te stellen zijn extra berekening- en presentatie mogelijkheden binnen draaitabellen beschikbaar. Deze stellen u in staat om een draaitabel naar uw eigen hand te zetten. In dit model worden de volgende Excel gereedschappen behandeld:

• Draaitabellen samenstellen en inrichten.
• Verborgen functionaliteiten in een draaitabel.
• Keuzerondjes om de gebruikerskeuze te sturen.
• ALS functies om de gebruikerskeuze te verwerken.
• Een toetsenbord macro om de draaitabel te verversen.

De beveiliging van het budgetmodel.

De ontwerper van een budgetmodel hoeft niet de enige gebruiker te zijn. Zo kan het mogelijk zijn dat de verwerking van het "Budget" en de "Actuals" geschied door verschillende functionarissen binnen een bedrijf. Dit vraagt om een adequate indeling van het model en daarnaast de beveiliging hiervan. Excel biedt op ieder niveau de mogelijkheid om gegevensinvoer te valideren en te beschermen. Dit deel van de training gaat hier uitgebreid op in. In dit model worden de volgende Excel gereedschappen behandeld:

• De structuur van het model.
• Verschillende soorten validatie van invoer.
• Gecontroleerde invoer dankzij dynamische lijsten.
• Opmaak als leidraad voor het beschermen van het werkblad.
• Beveiliging van het model.