Werken in het papierloze kantoor

Iedere dag weer ben je als secretaresse op zoek naar manieren om slimmer te werken, je productiviteit te verhogen en het plezier in je werk te vergroten. Wat blijkt: het werken met papieren documenten is de grootste tijdsverspiller in kantoren!

Iedere dag weer ben je als secretaresse op zoek naar manieren om slimmer te werken, je productiviteit te verhogen en het plezier in je werk te vergroten. Wat blijkt: het werken met papieren documenten is de grootste tijdsverspiller in kantoren!

Herken je dit: altijd weer net iets langer zoeken dan je hoopte, onzekerheid of je werkt in de juiste versie, handmatig notuleren en dan nog moeten uittypen van het concept? Stap dan nu over naar het papierloze kantoor en verban deze tijdverslinders uit je kantoor!

In deze training komen alle aspecten van het werken in een digitaal kantoor aan de orde. Van het creëren van documenten op volledig spraakgestuurde wijze tot het beheren van documenten, dusdanig dat ze altijd én voor iedereen te vinden zijn.

Van de volgende onderdelen krijg je handvatten aangereikt om je huidige werkwijze te optimaliseren: documenten, communiceren, samenwerken, relatiebeheer en agendabeheer. Daarbij krijg je niet alleen inzicht in wat de nieuwste technologie voor jouw werkwijze kan betekenen. Er wordt ook nadrukkelijk stilgestaan bij het optimaliseren van het gebruik van de hulpmiddelen die je nu gebruikt. Aanschaffen van nieuwe apparatuur of software immers, is niet altijd onmiddellijk noodzakelijk. Ook nu al kun je je productiviteit verbeteren en het papiergebruik drastisch reduceren!

Natuurlijk worden deze ontwikkelingen in een kader geplaatst:

Juridisch:
- Kan ik zonder problemen alles digitaliseren?
- Hoe staat het met de juridische aspecten van de digitale handtekening?
- Kan ik rechtsgeldig (bv) contracten verzenden per mail?

Organisatorisch:
- Standaardisatie in informatie-opslag; hoe bereik ik dat?
- Hoe geef ik de juiste metadata aan mijn digitale documenten (op Sharepoint)?
- Moet ik aanwezigheid van mijn collega’s organiseren of regelen ze dat zelf?
- Persoonsonafhankelijk leveren van stabiele kwaliteit in het werkproces: opstellen van procesbeschrijvingen
- Objectieve beoordeling door resultaat-/prestatieafspraken

ICT:
- Welke faciliteiten heb ik nodig om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken?

Winst:
- Milieuaspecten – CO2-footprint
> productiviteit
<><>> geïnspireerde en betrokken medewerkers

Programma

• • 09:00-09:30
  • Ontvangst met koffie en thee
  • 09:30-12:30
  • Waarom een digitaal kantoor nú echt werkt:- ontwikkelingen in secretariële dienstverlening- de wijze waarop de organisatie is ingericht- diverse modellen: Virtuele teamsPer onderdeel van het werken in een papierloos kantoor belichten we:• welke nieuwe technologie beschikbaar en toepasbaar is• hoe je efficiënter je huidige hulpmiddelen kunt gebruikenDocumenten: creëren zonder typen, scannen, vinden in 3-4 muisklikken en beheren in één perfecte structuur met adequate autorisatie, onontbeerlijk versiebeheer, I-pad als digitaal vergaderdossier Communiceren: chatten, videovergaderen, online vergaderen, email, smartphone, Twitter
  • 12:30-13:30
  • Lunch
  • 13:30-17:00
  • Samenwerken: elektronische agenda, Unified Communication/Communicator, portals, wiki’s email, delen van documenten (Sharepoint), bijdrage van sociale media Agendabeheer: het nut van standaardisatie voor optimaal gebruik van de elektronische agenda, de rol van Communicator, openheid over afwezigheid Relatiebeheer: online netwerken, contactpersonen efficiënt beherenEvaluatie en afsluiting

Doelgroep

• (directie)secretaressen
• managementassistenten
• officemanagers

Trainer(s)

Marianne H.M. Smits is als adviseur en coach dagelijks actief in het optimaliseren van management- en directieondersteuning. Haar deskundigheid is het vernieuwen van het secretariële proces onder meer door de inrichting van een toegesneden (digitaal) archief én het coachen van secretaressen en managers naar een optimale, effectieve samenwerking. Daarnaast is zij auteur van diverse boeken, o.a. de werkwijzers ‘Officemanagement nu en in de toekomst’, ‘Elektronisch archiveren’ en 'De secretaresse als informatiemanager'.

Kosten

€ 599,- abonneeprijs
€ 669,- normale prijs

Prijzen zijn exclusief 19% btw.