Prompt efficiency training

Prompt efficiency training: méér dan een timemanagement training.

We hebben het allemaal druk: een overvolle e-mail inbox, telefoontjes, lange to-do-lijsten, vergaderingen, afspraken, stapels documenten, een volle agenda, binnenlopende collega's, deadlines, en het gevoel dat je overal onmiddellijk op moet reageren…..

Voor professionals in kantooromgevingenVan deze “waan van de dag” hebben professionals in alle sectoren van bedrijfsleven en overheid in allerlei functies en op verschillende niveaus dagelijks last. Vandaar dat onze trainingen gevolgd worden door bijvoorbeeld: teamleiders, afdelingshoofden, directeuren, secretaresses, advocaten, consultants, account managers, beleidsm…

Lees de complete beschrijving

Prompt efficiency training: méér dan een timemanagement training.

We hebben het allemaal druk: een overvolle e-mail inbox, telefoontjes, lange to-do-lijsten, vergaderingen, afspraken, stapels documenten, een volle agenda, binnenlopende collega's, deadlines, en het gevoel dat je overal onmiddellijk op moet reageren…..

Voor professionals in kantooromgevingenVan deze “waan van de dag” hebben professionals in alle sectoren van bedrijfsleven en overheid in allerlei functies en op verschillende niveaus dagelijks last. Vandaar dat onze trainingen gevolgd worden door bijvoorbeeld: teamleiders, afdelingshoofden, directeuren, secretaresses, advocaten, consultants, account managers, beleidsmedewerkers, projectleiders, controllers, enzovoorts.

Onze persoonsgerichte aanpak, die een aanzienlijk trainingsrendement waarborgt voor de individuele deelnemer en voor de organisatie, bestaat uit de volgende kernelementen:

We identificeren individuele verbeterpunten. We testen elke deelnemer online vóór de Prompt training op persoonlijke efficiency en werkgewoonten via onze website. De efficiencytest vindt u op www.missing-link.nl/test. Zo weten deelnemer en trainer vooraf wat de verbeterpunten zijn.     

We spreken een persoonlijk actieplan af. We vertalen de pre-test en persoonlijke leerdoelen naar concrete afspraken en opdrachten. Resultaat: een persoonlijk actieplan als ijkpunt voor de vorderingen.

We coachen meerdere keren. Werkgewoonten verander je niet in één keer: we coachen elke deelnemer drie of vier keer en spreken werkgerelateerde opdrachten af. De principes "doen is leren" en "vreemde ogen dwingen" versterken elkaar daarbij.

We trainen incompany op de werkplek. De dooddoener "Dat is de theorie, maar in onze praktijk gaat dat anders" gaat bij ons niet op. Wij trainen iedereen op de eigen werkplek en gericht op eigen processen en taken, inclusief een uitgebreide, praktische instructie voor Outlook, GroupWise of Lotus Notes.                       

We meten het effect van de training. We nemen een 0-meting en een eindmeting af. Zo wordt de gedragsverandering kwalitatief én kwantitatief aangetoond, in een kernachtige rapportage die we met u als opdrachtgever evalueren.

We dragen de fakkel aan u over. Onze rapportage geeft u een management tool om het vuur brandend te houden. Bijvoorbeeld door aandachtspunten periodiek met individuele medewerkers of op afdelingsniveau te bespreken. Dat werkt stimulerend en onderstreept ook het belang van persoonlijke efficiency voor uw organisatie.

94%: "Waardevol" tot "Bijzonder Waardevol". Hoe doeltreffend de training is, blijkt telkens weer uit de tevredenheid van deelnemers en opdrachtgevers. 94% van de deelnemers beoordeelt de trainingen als "Waardevol" tot "Bijzonder Waardevol". Ook deelnemers die er aanvankelijk sceptisch tegenover stonden ("ik werk al efficiënt"), blijken na afloop van de training verbeteringen te hebben gerealiseerd die zij op voorhand niet mogelijk achtten.

7 of 8 uur trainingstijd verdeeld over 3 of 4 dagen in 2-3 maanden.

·          Dag I:               2,5 uur plenair theorie en 45 min. individuele coaching

·          Dag II:              2 uur plenair theorie en 45 min. individuele coaching

·          Dag III:            1 uur individuele coaching

·          Dag IV:            1 uur individuele coaching

·          Tussentijds worden werkgerelateerde opdrachten uitgevoerd

Outlook, GroupWise of Lotus Notes als efficiency dashboard

In de efficiency training leggen we de basis voor een goede werkorganisatie. Hierbij demonstreren we de deelnemers hoe ze programma’s zoals Outlook als een persoonlijk “efficiency dashboard” kunnen gebruiken.  We reiken praktische tips aan om o.a.:

·          e-mails te archiveren

·          e-mails om te zetten in taken of afspraken

·          de takenlijst te gebruiken om eigen acties en verwachte acties van anderen te noteren

·          de agenda te gebruiken voor de eigen werkplanning

Outlook als aparte module. Wanneer u de coachingstijd maximaal wil inzetten op efficiëntere werkgewoonten, maar het verbeteren van de Outlookvaardigheden óók belangrijk is, dan kunt u starten met een module Outlook voorafgaand aan de efficiency training. De deelnemersleren dan eerst alle  Outlook efficiencykneepjes en kunnen zich daarna tijdens de individuele coaching met de trainer volledig richten op efficiëntere werkgewoonten. Omdat we ook de Outlooktraining incompany verzorgen, vragen we de opdrachtgever om een trainingsruimte met voor iedere deelnemer en voor de trainer een PC met daarop Outlook geïnstalleerd te verzorgen. Het programma van de Outlook modules Basis (een dagdeel) en Uitgebreid (een dag) is bijgesloten.

Cursusmateriaal. Iedere deelnemer aan de efficiency training ontvangt een uitgebreide syllabus met o.a. hand-outs over Werkgewoonten, Archivering en Planning, een stap-voor-stap instructie Outlook* en de Nederlandstalige versie van het timemanagement boek “Getting things done” van David Allen.

Tijdwinst, rust en overzicht. Onze cursisten realiseren een tijdwinst van 3-5 uur per week. De Prompt efficiency training is een verantwoorde investering die binnen 3-4 maanden wordt terugverdiend. Rust en overzicht zijn ook belangrijke resultaten, die bijdragen aan kwaliteitsverbetering en het reduceren van werkdruk en stress.

Planning en organisatie. We trainen incompany, bij u in de organisatie. Omdat we elke deelnemer individueel coachen op de eigen werkplek hanteren we een maximale groepsgrootte van 7 deelnemers per dag. In overleg met u worden geschikte trainingsdata vastgesteld. Voor de individuele coaching worden met de deelnemers afspraken gemaakt.

Maatwerk in overleg. Wanneer de geschetste aanpak niet volledig zou aansluiten op uw opleidingsbehoefte, dan is het altijd mogelijk om in overleg het trainingsprogramma aan te passen.

Resultaten op individueel niveau:

• meer overzicht over de eigen werkvoorraad
• makkelijker nemen van beslissingen
• sneller oppakken en afhandelen van zaken
• effectiever gebruik van programma's zoals Outlook
• beter nakomen van afspraken
• tijdwinst en verhoogde productiviteit
• verhoogde motivatie en plezier in het werk
• minder stress en lagere werkdruk