Persoonlijk Efficiency Programma PEP

MET MINDER MOEITE MEER GEDAAN KRIJGEN

PEP®

DE FORMULE WAAR U EEN LEVEN LANG PLEZIER VAN HEEFT

“Ik word zo moe van mijn overvolle inbox!”

“Meestal eet ik een boterhammetje snel tussendoor, geen tijd voor lunchpauze”

“Ik kom gewoon om in mijn papierwinkel”

“Overwerken is eerder gewoon dan een uitzondering”

“Ik kan me nooit eens op een ding concentreren, er komt altijd wat tussen”

“Aan het eind van de dag vraag ik me vaak af wat ik nu bereikt heb”

“Ik voel me overwerkt”

“Hoe blijf ik die enorme informatiestroom toch de baas?”

“Ik doe van alles tegelijk en daarom bereik ik nooit een goed resultaat”

Herkent u zich in deze uitspraken? U kunt er wat aan doen.

Met het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP®) heeft u een waardevol hulp­middel om problemen die mensen ervaren in het gemakkelijk en effectief uit­voeren van hun werk te verminderen.

Met het Persoonlijk Efficiency Programma kunt u

-       de oplopende werkdruk in de hand houden (en vermijden dat u burn-out raakt)

-       uw kostbare tijd beter verdelen en gebruiken (zodat er balans in uw leven blijft)

-       onnodige werkonderbrekingen vermijden (èn uw collega’s geen “nee” verkopen)

-       de groeiende informatiestroom de baas blijven (en een heerlijk lege inbox in uw e-mailprogramma handhaven)

-       gemakkelijke werkgewoonten aanleren (waardoor u uw werk efficiënter en sneller kunt doen)

-       gedelegeerd werk bewaken (en u dus altijd weet wat er gaande is en wie de juiste persoon op de juiste plek is)

-       een perfect werkarchief opzetten (waar ook anderen alles in kunnen vinden)

-       uw deadlines halen en u aan uw beloften houden

Wat is het Persoonlijk Efficiency Programma?

PEP® is een praktische, individuele training op het gebied van persoonlijke efficiency, bureau-organisatie en time-management. Deze werkplekbegeleiding benadert de problemen die mensen ervaren in het efficiënt en effectief uitvoe­ren van hun werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken:

1.       Werkgewoonten

2.       Organisatie van de werkplek

3.       Werkplanning en taak-management

Werksystemen. Het meest in het oog lopende kenmerk is de aandacht voor het management van de werkplek. De consultant kijkt bij de deelnemer hoe men het bureau heeft ingericht en welke werksystemen men gebruikt. Die laatste blijken vaak afwezig te zijn of zonder nadenken gebruikt te worden. Op de eerste dag gaat iedereen dan ook de eigen werkplek (re)organiseren en een goed werkend systeem opzetten. Veel overtollig papier wordt weggegooid (de consultant leert de mensen wat ze wel en niet moeten bewaren), stapels verdwijnen en alles is meteen terug te vinden. Ook door collega’s. Dit opnieuw inrichten van de werkplek gebeurt ook in de PC. Ook daar kijkt de consultant naar de wijze waarop iemand archiveert en welk systeem men hanteert.

Werkgewoonten. PEP® hanteert het principe: DOE HET NU! Iedereen roept dan enthousiast dat het een goed principe is. Maar op de werkplek blijkt het voor veel mensen toch moeilijker om dit principe in de praktijk te brengen dan men dacht. De consultant geeft tips en opdrachten waar een volgende keer op terug gekomen wordt. Verder gaat de consultant met de deelnemer in op uitstelge­drag. Hoe dat te veranderen is.

Planning. De theorie van het planning gedeelte van PEP® is niet ingewikkeld. Alleen is ook hier weer aan de orde dat deelnemers vaak niet goed in de gaten hebben wat ze allemaal kunnen en moeten plannen.. De ervaring is dat iemand de planningsprincipes vooral in praktijk brengt bij niet al te ingewikkelde projec­ten. Maar zodra het wat complexer wordt of de werkdruk neemt toe, dan laat men het geleerde al gauw voor wat het is. Een PEP® consultant neemt juist de moeilijke zaken samen met de deelnemer ter hand en dan ziet men al gauw hoe het moet en wat het oplevert.

Wat zijn de resultaten van het Persoonlijk Efficiency Programma?

-       U stelt geen zaken meer uit en neemt tijdige beslissingen

-       U wordt minder gestoord en kunt daardoor geconcentreerder en sneller werken

-       Routinewerk wordt gemakkelijker en lastige klussen schuift u niet meer vooruit met als resultaat dat u meer plezier krijgt in uw werk

-       Uw werkplek is opgeruimd en u raakt geen tijd meer kwijt aan zoeken naar papieren en e-mails, uw persoonlijke organisatie is verbeterd

-       U heeft voor uzelf een systeem waarmee u alle aanspraken die er op u worden gedaan snel en zonder al te veel moeite kunt afhandelen

-       U kunt een haalbare planning maken waar al uw werkzaamheden in onder­gebracht zijn zodat u overzicht heeft over uw werk

-        U kunt de juiste prioriteiten stellen wat tot gevolg heeft dat u meer aandacht zult besteden aan uw kerntaken

Als gevolg van de individuele resultaten zal er in de organisatie als geheel ook effecten optreden. Door snellere afhandeling en het afnemen van achterstan­den gaat het serviceniveau en de kwaliteit van het werk omhoog. Er spreekt meer daadkracht uit de activiteiten van de medewerkers, deadlines zullen vaker gehaald worden. Doordat iedereen op dezelfde snelle wijze het werk oppakt kan men van elkaar op aan. Teamwork verloopt soepeler en beloftes worden beter nagekomen.

Managementteams en leidinggevenden krijgen meer tijd en aandacht voor de belangrijke zaken in een groter verband of op de langere termijn.

Hoe komt het dat PEP® een rendement heeft van 80%?

Het is een training op de werkplek, dus niet in een conferentieoord. Voordeel is dat de consultant ziet waar ieder persoonlijk moeite heeft om het geleerde in praktijk te brengen. Want zoals een deelnemer zei: als je een timemanagement training volgt moet je daarna wel zelf de discipline opbrengen om het ook echt te gaan doen. Bij het Persoonlijk Efficiency Programma helpt de consultant daarbij.

PEP® heeft een doorlooptijd van enkele maanden waarin de consultant enkele malen op de werkplek komt en samen met de deelnemer werkt aan persoon­lijke knelpunten. Iedereen heeft dus een lange periode waarin hij/zij bezig blijft met de principes van PEP. Er is gebleken dat deelnemers na een poos de principes wat laten varen en juist dan worden de individuele knelpunten zicht­baar.

PEP® is volledig individueel. De theorie wordt in kleine groepen gegeven, maar daarna gaat de consultant met ieder individueel aan de slag. Het gaat echt om de persoon. Weerstand en tegenwerpingen die in een conferentieoord nogal eens te horen zijn zoals: "Ja, maar jij kent onze baas niet, die gooit altijd de planning in de war” of “Bij ons is de cultuur nu eenmaal zo dat iedereen altijd binnen moet kunnen lopen”, of “Niemand houdt zich bij ons aan afspraken, dus kan ik nooit kwaliteit leveren”, zijn bij het Persoonlijk Efficiency Programma niet aan de orde. De vraag is dan: Hoe gaat u hier mee om?

Een PEP® consultant werkt net zolang met een deelnemer samen tot deze de principes onder de knie heeft. Het komt dus wel voor dat er meer vervolgbezoe­ken nodig zijn dan vier. Dat heeft geen prijsverhoging tot gevolg.

Al onze pep-consultants zijn licentiehouders van het Persoonlijk Efficiency Programma PEP® een product van PEP®worldwide.

Werkwijze en globale inhoud

DAG 1.

Plenaire sessie met alle deelnemers van ongeveer 3 uur, waarin efficiënte werkgewoonten en werkplekorganisatie aan de orde komen. De belangrijkste PEP® principes passeren de revue (kern hiervan is DOE HET NU).

De theorie ondersteunen we met een PowerPoint presentatie en een cursusboekje.

Verder maken we afspraken voor het vervolgtraject.

Na de plenaire sessie gaan de deelnemers terug naar de eigen werkplek en gebruiken de rest van dag om hun eigen bureau en archief te (re-) organiseren en op te schonen. De consultant komt langs bij iedereen, geeft begeleiding, doet suggesties en beantwoordt vragen. Iedere deelnemer stelt een individueel actieplan op.

DAG 2.            (1-2 weken na Dag 1)

Een plenaire sessie voor alle deelnemers van  3 uur over planning, prioriteiten stellen en verantwoordelijkheden. We gaan na wat de resultaten zijn van de actiepunten uit fase 1 en waar nog onduidelijkheden of knelpunten bestaan.

De rest van de dag bestaat uit individuele begeleiding op de werkplek.

De kernpunten in de individuele begeleiding zijn persoonlijke werkplanning, kwantificeren van taken en afspraken, gebruik van het digitale planningssysteem.

DAG 3.            (minimaal 4 weken na Dag 2)

Individuele begeleiding van 1 uur per deelnemer op de werkplek. Kernpunt is deze keer bespreken van het resultaat van de gehanteerde planning. Zo nodig komt de efficiënte werkplek opnieuw aan de orde.

In het team wordt in deze fase afspraken gemaakt over samenwerking en uniform archiveren.

DAG 4.            (minimaal 4 weken na Dag 3)

Deze dag begint met een gemeenschappelijke afronding. Daarna volgens afspraak individuele begeleiding van maximaal 1 uur per persoon. We kijken naar de uitvoering van de planning en het stellen van prioriteiten. Als het nodig is geven we extra aan­dacht aan: Delegeren, secretaresse coördinatie, feedback naar medewerkers, uitvoe­ren van follow-up.

*       Tijdens al onze trainingen wordt vertrouwelijkheid gegarandeerd.