Praktische vaardigheden voor de (ambtelijk) secretaris

• Wat is precies mijn taak als (ambtelijk) secretaris?
• Ik ben gekozen secretaris. Hoe combineer ik het notuleren met deelname aan de discussie?
• Hoe maak ik een goede advies- of instemmingbrief voor de bestuurder?De OR legt veel werk op mijn bordje.
• Hoe ga ik efficiënt om met mijn tijd?

Veel OR-leden zien de (ambtelijk) secretaris als de spil van de OR. U zorgt voor overzicht. Veel informatie gaat via u naar binnen en naar buiten. Samen met de voorzitter zorgt u voor de agenda. U maakt verslagen en verzorgt de correspondentie.

Het vervullen van deze spilfunctie is niet altijd even makkelijk. Wellicht voelt u zich soms onzeker over de vraag of u uw rol optimaal invult. Het is mogelijk dat u geen echte secretariële opleiding hebt gehad en dat u behoefte hebt aan tips en handvatten voor de secretariaatstaken ( o.a. notuleren, archiveren, correspondentie). In ieder geval is het belangrijk dat u zelf een heldere visie hebt op de rol die u in de OR wilt vervullen. Van daaruit maakt u afspraken met de OR over uw takenpakket.

Voor wie?

U bent secretaris, vice-secretaris of ambtelijk secretaris van een (C)OR, een OC of een PVT. U wilt zich verder bekwamen in de specifieke taken ter ondersteuning van uw medezeggenschaps-orgaan. De training is vooral bedoeld voor secretarissen die de voorkeur geven aan een kortdurende training.

Aan deze training nemen alleen secretarissen deel. Wanneer u de voorkeur geeft aan een training samen met uw voorzitter, raden we de Basistraining voor voorzitter en secretaris aan. In die training wordt veel aandacht besteed aan de samenwerking tussen voorzitter en secretaris.

Resultaat

Na afloop hebt u een visie op de rol die u wilt vervullen in de OR. U kent de mogelijkheden en de beperkingen van uw taak als secretaris en weet wat u kunt doen om de samenwerking met de voorzitter en/of andere leden van het dagelijks bestuur te verbeteren. Ook bent u beter in staat om secretariële taken uit te voeren zoals: het opstellen van agenda’s, het maken van verslagen, archivering, het verzorgen van correspondentie en het opstellen van adviezen en voorstellen.

Werkwijze / inhoud

Er is veel aandacht voor uitwisseling van ervaringen. U kunt ook uw eigen ervaringen en vragen inbrengen. De trainer geeft bij elk onderwerp theorie en aandachtspunten. Daarna gaat u aan de slag met oefeningen. Aan het eind van de training zet u de conclusies voor uw eigen werk in de OR op een rij. U maakt een plan voor de manier waarop u na deze training in uw OR verder gaat. De trainer helpt en denkt mee.

Kijk ook eens naar de volgende trainingen over dit onderwerp:

- Basis training voor voorzitter en secretaris

- Vervolg training voor voorzitter en secretaris