Gespreksvaardigheden voor de P&O professional

Of het nu een slechtnieuws gesprek, een selectiegesprek of een coachgesprek is, het gestructureerd en helder voeren van welk gesprek dan ook, kan lastig zijn. Hoe bijvoorbeeld om te gaan met boosheid of verdriet in het gesprek of met tegenwerpingen van uw gesprekspartner?

Wat te doen als de boodschap niet aankomt of zelfs van tafel wordt geveegd. De theorie is u misschien bekend, maar de praktijk is vaak weerbarstiger. Naast één op één gesprekken zijn presentaties geëigende manieren om een boodschap over te brengen of uw invloed aan te wenden.

Spannend? Ja zeker, maar presenteren kunt u leren!

Resultaten

In deze training komen de volgende gesprekken aan bod:

• selectiegesprek
• onderhandelingsgesprek
• feedbackgesprek
• functionerings- en POP gesprek
• beoordelingsgesprek
• correctiegesprek
• slechtnieuwsgesprek
• presentatietechnieken

Na deze training:

• kunt u zich op een professionele wijze bovenstaande gesprekken voorbereiden en voeren
• bent u in staat effectief te reageren op reacties
• kunt u lijnmanagers adviseren over een goede gespreksaanpak

Doelgroep

P&O-ers die  verschillende gesprekken met verschillende partijen voeren en voor wie het houden van presentaties onderdeel is van hun werk. Zij zijn ervaren in het voeren van beoordelings- advies- en onderhandelingsgesprekken, maar willen hun kennis opfrissen, zich op de  hoogte stellen van de laatste gesprekstechnieken en ervaringen delen met collega's. In deze training gaat het dus niet zo zeer om de theorie maar om de toepassing ervan, de persoonlijke communicatiestijl en  het omgaan met (moeilijke) reacties.

Aanpak en werkwijze

Praktisch
De deelnemers ontvangen voorafgaand aan de training een syllabus en mailen hun leerwensen en cases aan de trainer. Hierdoor kan de training vanaf de eerste minuut praktisch worden ingestoken. Een groepsgrootte van maximaal acht maakt het mogelijk om tijdens iedere trainingdag circa een uur stil te staan bij de specifieke leervraag van de deelnemer. Er kan dus ruimschoots worden geoefend, waarbij u als inbrenger van uw eigen casus, als tegenspeler of observator betrokken bent.

Leren = doen!
De training vindt plaats op drie afzonderlijke dagen. Leren is immers doen en u kunt na iedere trainingsdag het geleerde in de eigen praktijk toepassen. Op de dagen twee en drie wisselt u aan  het begin van de trainingsdag ervaringen uit met uw collega's en gaat u op zoek naar geleerde lessen.

Huiswerkopdracht
Voorafgaand aan dag 3 bereidt u een presentatie van 10  minuten voor over een zelf gekozen onderwerp. Na afloop van uw presentatie ontvangt u van de deelnemers en trainer tops ('hartstikke goed, vaker doen') en tips ('dat kan beter, moet je meer of minder doen').

Programma

Dag 1 SELECTIE- EN COACHGESPREK (gesprekken die u zelfstandig voert)

Selectiegesprek
Hoe kies je voor de juiste persoon op de juiste plek?  In deze module leer je door het stellen van de juiste vragen, te luisteren en door het gedragsgericht interviewen volgens de STARR (Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie) methode, de voorspellende waarde van het selectiegesprek te vergroten.

Na deze module:

• weet u hoe u zich professioneel op het selectiegesprek kan voorbereiden
• bent u in staat ervaringsgericht te interviewen met behulp van de STARR-methodiek
• kunt u een selectiegesprek op een gestructureerde wijze voeren
• weet u door de juiste vragen te stellen en goed te luisteren te achterhalen of de sollicitant geschikt is voor de vacante functie
• bent u zich bewust van fouten die u voor, tijdens en na een selectiegesprek kan maken

Coachgesprek
Het komt vaak voor dat een leidinggevende bij een P&O-er komt met vragen als:

• 'ik heb volgende week een beoordelingsgesprek en ik weet nu al dat er emotie in het gesprek komt'. Hoe ga ik daar mee om?
• 'mijn medewerker is al voor de derde keer dit jaar op maandag ziek. Ik vind dat vreemd,
• maar hoe kaart ik zo iets aan?

De P&O-er in zijn rol als coach zal nooit de gesprekken van zijn leidinggevenden overnemen. Wel kan hij zijn gesprekspartner coachen hoe bepaalde gesprekken te voeren en of zaken op- en aan te pakken.

Na deze module

• weten de deelnemers het verschil tussen instrueren en coachen
• zijn zij in staat om de gecoachte verantwoordelijk te laten voor de eigen ontwikkeling
• kunnen zij coachen met de GROW methodiek (Goal, Reality, Options en What)
• hebben de deelnemers zicht op de leer- en werkstijlen van hun medewerkers (Kolb)

Dag 2: ADVIESGESPREK EN ONDERHANDELINGSGESPREK

(gesprekken die u samen met lijnmanagers en externen voert)

Adviesgesprek
In P&O-land zijn een aantal ontwikkelingen gaande die onomkeerbaar zijn. Zo worden allerlei administratieve taken geoutsourced dan wel geautomatiseerd en zijn lijnmanagers in het kader van integraal management verantwoordelijk voor de ontwikkeling van hun medewerkers. Meer en meer verschuift de rol van P&O naar die van business- en sparringpartner van de lijn. Van P&O-ers wordt een meer zakelijke en resultaatgerichte aanpak verwacht en dat zij een (voor)trekkersrol gaan vervullen in veranderings- en adviestrajecten. Maar hoe geeft u een advies waarvan de opdrachtgever zegt: 'top!'

Na deze module:

• heeft u geoefend me de verschillende stappen van het adviesgesprek
• kunt u de communicatieve vaardigheden effectief toepassen
• weet u hoe u een vertrouwensrelatie met de (interne) klant kunt opbouwen
• ben u zich bewust van de effecten van het eigen gedrag binnen het adviesgesprek
• kunt u de verschillende rollen van een adviseur effectief inzetten

Onderhandelingsgesprek
Arbeidsverhoudingen veranderen. Waar vroeger medewerkers in dienst werden genomen, zie je nu steeds vaker tijdelijke arbeidsverhoudingen ontstaan met zzp'ers. Ook vinden onderhandelingen plaats over diensten van van Arbodiensten, cateringbedrijven en ICT-leveranciers. Naast het voeren van selectiegesprekken is het minstens zo belangrijk dat diensten op juiste wijze worden ingekocht. Hoe voert u een onderhandelingsgesprek en onderhandelt u op het scherpst van de snede?

Na deze module:

• weet u hoe u zich op een inkoopgesprek kunt voorbereiden
• kunt u wederzijds een goede verstandhouding opbouwen
• bent u in staat het verschil tussen standpunten en belangen te achterhalen
• heeft u vaardigheid opgedaan in het voeren van prijsonderhandelingen (oefenen)

Dag 3: De ESCALATIE-LADDER EN PROFESSIONEEL PRESENTEREN

('gesprekken' voor een grote groep')

De escalatieladder: van een feedback- tot een slechtnieuwsgesprek

Leuk is vaak anders, maar het hoort er bij. Een medewerkers vertellen dat hij boventallig is. Of tegen een  medewerker vertellen dat hij geen opleiding kan volgen. Hoe bereidt u zich voor op een slechtnieuwsgesprek voor, hoe gaat u om met emoties en wat is uw rol in deze gesprekken?

Na deze module

• weet u hoe u Duidelijk, Open en Eerlijk feedback kunt geven, dan wel de leidinggevende hierin kan begeleiden
• kent u uw rol in verzuim-, functionerings- en beoordelingsgesprekken
• weet u hoe u een slechtnieuwsgesprek kunt opbouwen en kunt u effectief omgaan met emoties
• kent u de verwerkingsfasen die de ontvanger van slechtnieuws doorloopt
• weet u de valkuilen van slechtnieuws
• heeft u zicht op belemmerende overtuigingen om duidelijk te zijn in gesprekken (Rationele Emotieve Training)

Professioneel presenteren
Hoe geeft u op een overtuigende wijze een presentatie? In deze module houden de deelnemers een presentatie. De theorie van presenteren leest u voorafgaand aan de training (effect van taal- en stemgebruik, non verbale communicatie, maken van rapport, et cetera) en wordt vervlochten in de nabespreking. Uw presentatie wordt opgenomen en uw opname krijgt u op een DVD  mee naar huis.

Na deze module:

• kunt u hoe op een praktische wijze ('Wat is mijn doel? Wie zijn mijn toehoorders?') uw   presentatie voorbereiden
• weet u hoe uw presentatie kunt opbouwen
• kunt u effectief omgaan met kritische vragen en tegenwerpingen
• kunt u op een ontspannen wijze uw presentatie houden waarbij de verwachtingen van toehoorders worden ingelost.

Oefenen
In dit blok oefent u zelf in het geven van een presentatie. U bereidt een presentatie voor en krijgt feedback op inhoud en opbouw van de presentatie en op de wijze waarop u deze presentatie verzorgt.