Document Control

Document Control

In het kader van de ontwikkelingen rondom de documentaire informatievoorziening, zoals de digitalisering en de herinrichting van de archieffunctie, zetten veel organisaties medewerkers in voor de planning en uitvoering van de controlfunctie op documenten. In deze driedaagse cursus leert u om de kwaliteit van het documentmanagement binnen uw organisatie te kunnen monitoren.

Uw resultaat

• U kent de mogelijkheden voor het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van het documentmanagement binnen uw organisatie.
• U kent de belangrijkste begrippen met betrekking tot audit en control.
• U kent het belang van het toetsingskader voor een audit.
• U kent de hulpmiddelen die beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de audit.
• U kent het belang van het DSP in relatie tot kwaliteitsmanagement.
• U kunt processchema's interpreteren vanuit het oogpunt van documentmanagement.
• U kunt risico's m.b.t. documentmanagement onderkennen binnen een werkproces.
• U heeft een planning voor documentcontrol opgesteld.
• U kunt documentcontrol toepassen binnen de eigen organisatie.
• U kunt bevindingen rapporteren en daarbij risico's aangeven.

Voor wie?

Medewerkers die kunnen worden ingezet voor planning en uitvoering van de kwaliteitsbewaking op documentmanagement. Ervaring en kennis van het vakgebied alsmede communicatieve vaardigheden zijn hiervoor gewenst.

Programma

De cursus omvat drie cursusdagen. Voorafgaand aan de tweede en de derde cursusdag zal een praktijkopdracht worden gegeven, die binnen de eigen organisatie kan worden uitgevoerd. Per praktijkopdracht zal voor de uitvoering ongeveer een dagdeel nodig zijn.
Dagdeel 1: Het kader voor audit en control

• introductie van de audit- en controlmethodiek;
• beschikbare kaders voor documentmanagement (zoals ISO 15489-1, NEN 2082 en de Baseline);
• beschikbare hulpmiddelen voor een audit (zoals checklist en DSP).

Dagdeel 2: Het DSP en Kwaliteitszorg

• het DSP in relatie tot kwaliteitszorg;
• beheersaspecten van het DSP;
• toelichting op de eerste praktijkopdracht.

Dagdeel 3: Prioritering en planning

• bespreking v/d resultaten van de eerste praktijkopdracht;
• prioritering: welke aspecten van recordsmanagement moeten onderzocht worden (en welke niet)?
• afstemming met andere toezichthouders;
• een planning voor documentcontrol.

Dagdeel 4: Processen en Kwaliteitszorg

• het werkproces als uitgangspunt voor kwaliteitszorg;
• het interpreteren van een processchema in relatie tot documentmanagement;
• toelichting op de tweede praktijkopdracht: het uitvoeren van een audit.

Dagdeel 5: Oefenen in audit

• bespreking van de resultaten van de tweede praktijkopdracht.

Dagdeel 6: Rapporteren & communiceren

• hoe worden de resultaten van de audit vastgelegd en gecommuniceerd?
• wat gebeurt er met de resultaten van de audit?
• terugkoppeling van de resultaten van de audit.

Data, locatie en kosten

Data en locatie van deze incompanycursus worden vastgesteld in onderling overleg met de opdrachtgever. Neem voor meer informatie of een offerte op maat contact op met ons cursussecretariaat, via het e-mailadres faculty@vhic.nlDit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.of het telefoonnummer 070-319 4184.