De praktijk van digitaal zaakgericht werken

De praktijk van digitaal zaakgericht werken

In het kader van de (digitale) dienstverlening richting externe en interne klanten is het van belang dat de informatie over wat er gebeurt binnen de organisatie centraal wordt vastgelegd en beschikbaar is. Steeds meer organisaties zijn daarom bezig om het zaakgericht werken vorm te geven. De zaak is hierbij benoemd als het centrale gegeven waaromheen informatie, zoals documenten, statussen en besluiten, wordt vastgelegd.

Bij de zaak worden de gegevens vastgelegd die nodig zijn om als gemeente een werkproces uit te voeren en daarbij een product of dienst te kunnen verlenen. Over de voortgang en afhandeling van deze zaak kan met behulp van…

Lees de complete beschrijving

De praktijk van digitaal zaakgericht werken

In het kader van de (digitale) dienstverlening richting externe en interne klanten is het van belang dat de informatie over wat er gebeurt binnen de organisatie centraal wordt vastgelegd en beschikbaar is. Steeds meer organisaties zijn daarom bezig om het zaakgericht werken vorm te geven. De zaak is hierbij benoemd als het centrale gegeven waaromheen informatie, zoals documenten, statussen en besluiten, wordt vastgelegd.

Bij de zaak worden de gegevens vastgelegd die nodig zijn om als gemeente een werkproces uit te voeren en daarbij een product of dienst te kunnen verlenen. Over de voortgang en afhandeling van deze zaak kan met behulp van de vastgelegde gegevens gecommuniceerd worden en achteraf verantwoording worden afgelegd. Door bij de zaak tevens gegevens vast te leggen die van belang zijn voor de archivering van de zaak en haar documenten, krijgt het zaakgericht werken een directe relatie met de digitale archivering van informatie.

Zaakgericht werken heeft impact op alle onderdelen van de organisatie. Medewerkers in het KCC zullen direct betrokken zijn bij het aanmaken van nieuwe zaken en het verstrekken van informatie op basis van de vastgelegde zaakinformatie. Medewerkers op de afdeling DIV hebben de rol om op basis van de poststromen zaken aan te maken of informatie aan zaken toe te voegen. Medewerkers op de vakafdelingen krijgen zaken ter behandeling doorgespeeld en zullen hier zelf ook informatie aan toe moeten voegen, door bijvoorbeeld het maken van documenten en het wijzigen van statussen. De implementatie van een zaaksysteem en een zaakgerichte manier van werken is dan ook een organisatiebrede aangelegenheid, waarbij een brede expertise benodigd is.

Binnen de cursus digitaal zaakgericht werken wordt brede aandacht besteed aan de achterliggende principes en de ontwikkelde standaarden zoals de Gemma-architectuur, het RGBZ (Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken) en de Zaaktypencatalogus. Van hieruit wordt de vertaling gemaakt naar de implementatie van deze werkwijze en het gebruik van de hierbij benodigde systemen (zoals het DMS of zakensysteem), de afspraken die gemaakt moeten worden en de bij medewerkers benodigde kennis.

Aandacht is er ook voor de praktijk van het zaakgericht werken: welke afspraken moeten er gemaakt worden om dit vlekkeloos te laten verlopen? Hoe maakt u de omschakeling van een onderwerpgerichte naar een procesgerichte beoordeling van stukken? Welke gevolgen heeft dit voor het gebruik en de inrichting van de informatiesystemen? Wat zijn veel voorkomende dilemma’s en de manier om hiermee om te gaan? Wat te doen met documenten die niet goed lijken te passen in een zaakgerichte manier van werken? Ten slotte wordt op basis van de praktijkervaring van VHIC gekeken naar concrete vragen en antwoorden rondom zaakgericht werken.

LEERDOEL Na afloop van de cursus:

• beschrijft u de uitgangspunten en concepten van zaakgericht werken;
• benoemt u veel voorkomende praktische vragen rondom zaakgericht werken en hun oplossingen;
• legt u uit wat zaakgericht werken betekent voor uw eigen organisatie;
• geeft u aan welke afspraken nodig zijn en over welke zaken nagedacht moet worden voorafgaand aan de invoering van zaakgericht werken;
• laat u zien hoe u met de in de organisatie gebruikte hulpmiddelen (DMS, DSP/ZTC) zelf aan de slag kan om zaakgericht te gaan werken.&

DOELGROEP

• beleidsmedewerkers, coördinatoren en hoofden DIV/ IPB;
• coördinatoren I&A;
• projectleden invoeringstrajecten DMS/ Midoffice/Digitale dienstverlening/Zaakgericht werken;
• applicatiebeheerders DMS/RMA;
• medewerkers documentaire informatieverzorging, met gemiddeld tot veel ervaring in archiveren en het werken met digitale documentaire informatiesystemen (enige bekendheid met werkprocessen is wenselijk).

ELEKTRONISCHE LEEROMGEVING
De cursusaanpak is als volgt. Twee weken voor de aanvang van de cursus ontvangt u een inlogcode en kunt u beginnen met het aanmaken van uw gebruikersprofiel in onze vernieuwde elektronische leeromgeving. U kunt kennismaken met andere cursisten die zich hebben ingeschreven. De docent is al aanwezig en zal een aantal prikkelende stellingen gereed hebben, die u aan het werk en discussiëren zetten. Er is lesmateriaal aanwezig in de vorm van korte films en artikelen. U leert bij VHIC op een nieuwe manier te werken met theorie en praktijk.

Als onderdeel van de cursus krijgt u een half jaar toegang tot een community van deelnemers die de workshop eveneens hebben gevolgd. De community geeft u toegang tot overzichten, stappenplannen, gratis boeken, artikelen, andere deelnemers en fora om vragen te stellen.

CASE INBRENGEN U kunt voorafgaand aan de cursus uw eigen case inbrengen. Wij helpen u met het beschrijven en insturen van de case met een uitgebreid stappenplan. Elke ingestuurde case krijgt een persoonlijke reactie van de docenten. Gezamenlijk, in 2.0-overlegvorm, wordt besloten welke case wordt behandeld tijdens de lesdag. Deze wordt uitgebreid uitgewerkt en besproken.

PROGRAMMA
Tijdens het 2-daagse trainingsprogramma worden de volgende onderdelen behandeld:

• concepten van zaakgericht werken;
• RGBZ, Gemma-architectuur en Zaaktypencatalogus;
• inrichting zaaksysteem en aanverwante applicaties;
• impact van zaakgericht werken op de organisatie;
• gebruik van de Zaaktypencatalogus;
• omschakeling naar een proces- of zaakgerichte manier van werken;
• benodigde afspraken rond zaakgericht werken;
• zaken aanmaken en beheren;
• aandachtspunten en praktijkervaringen.

DATA, LOCATIE EN KOSTEN

Voor de data van deze cursus kunt u de bijgevoegde cursusplanner raadplegen. De kosten voor de cursus bedragen € 795. Dit bedrag is inclusief BTW, cursusmateriaal en catering.

MEER INFORMATIE

Wilt u meer informatie over deze training of een offerte voor een maatwerktraject bij u in de organisatie?

Neem dan contact op met ons cursussecretariaat via het e-mail adres faculty@vhic.nl of het telefoonnummer 070-319 4184.