Vervanging van archiefbescheiden: maak een handboek vervanging

Vervanging van archiefbescheiden: maak een handboek vervanging

Steeds meer gemeenten maken gebruik van een DMS/RMA om hun informatiestromen te kunnen kanaliseren door deze te digitaliseren en ze overzichtelijk, geordend en toegankelijk te hebben en te houden. Daarbij ontstaat vrijwel altijd een hybride situatie, waarin naast de digitale documenten in een DMS/RMA ook de originele papieren documenten nog steeds beheerd en toegankelijk gehouden dienen te worden. De wetgeving biedt echter de mogelijkheid om deze papieren documenten te vervangen door een digitale versie, waarbij de digitale documenten de status van originele archiefbescheiden krijgen volgens de Archiefwet 1995. Deze cursus richt zich op de verschillende aspecten waar een gemeente rekening mee dient te houden om haar papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale versies. Digitale vervanging van papieren archiefbescheiden is geen kwestie van je originele papieren archief weg gooien en het te vervangen door een digitale versie. Daarvoor dient een machtiging aangevraagd te worden. In deze cursus stellen we de vraag wat nu eigenlijk digitale vervanging is, waar dienen we rekening mee te houden, wat mag wel en wat mag niet. We nemen de aanvraagprocedure voor een machtiging door en kijken naar wet en regelgeving. Ook schenken we aandacht aan wat te doen met het papieren archief, na het verkrijgen van een machtiging. Bewaren we toch nog papieren informatie? En hoe slaan we die dan op? Een zeer belangrijk onderdeel van de aanvraagprocedure voor een machtiging is het Handboek digitale vervanging. In de cursus wordt uitgebreid stilgestaan bij opzet van het Handboek. We gaan 's middags zelf aan de slag met het maken van een eerste opzet van een Handboek voor de eigen organisatie. Daarbij gaan we kijken welke onderdelen van belang zijn om in het Handboek op te nemen. Waar moeten we rekening mee houden en wat zijn de valkuilen of problemen waar je tegenaan kan lopen? LEERDOEL Het doel van deze cursus is de cursist inzicht te geven in de methode van digitale vervanging van analoge archiefbescheiden. Na afloop van de cursus kent de cursist de aanvraagprocedure voor een machtiging digitale vervanging archiefbescheiden. De cursist is vertrouwd met de wet- en regelgeving rondom digitale vervanging en hij/zij is in staat om zelfstandig een Handboek digitale vervanging op te stellen en een machtiging aan te vragen. DOELGROEP Deze cursus is bij uitstek geschikt voor hoofden en medewerkers documentaire informatievoorziening. PROGRAMMA  Dagdeel 1: - wet- en regelgeving - aanvraagprocedure - analoog archief - valkuilen en problemen - het Handboek digitale vervanging. Dagdeel 2: - aanzet opstellen eigen Handboek DATA, LOCATIE EN KOSTEN Voor de data en locaties van deze cursus kunt u de cursusplannerraadplegen op de website www.vhic.nl/i-Faculty, Cursussen, Agenda. De kosten voor de cursus zijn € 495,- excl. BTW, inclusief cursusmateriaal en catering. U kunt zich inschrijven door het inschrijfformulier op de website in te vullen via http://www.vhic.nl/default.asp?A1PID=4515PSXX&A1SID=239721200919