Effectief vergaderen voor vrijwilligers

Workshop Effectief vergaderen voor Vrijwilligers

Hoe je door effectief en slim vergaderen meer resultaat uit je vergadering krijgt en
korter vergadert.

Merk je dit?

* Vergaderen kost veel tijd. Mijn agenda slipt vol met de verschillende groepen waar ik mee vergader. Aan andere dingen kom ik nauwelijks toe. De vergaderingen zelf duren lang en er komt weinig uit. Volgende week zitten we weer met dezelfde groep om tafel en bespreken we dezelfde onderwerpen weer.

* Als voorzitter heb ik niet voldoende grip op de vergadering. Mensen praten lang en komen niet ter zake. Ik ga met een ontevreden gevoel naar huis.

* De vergaderingen worden slecht tot niet voorbereid. Ter plekke moet men soms de stukken lezen. Hierdoor hebben de deelnemers niet nagedacht over de agendapunten en is de discussie oppervlakkig en rommelig.

* De notulen van de vergadering worden laat verstuurd. Hierdoor weet ik nauwelijks wat er is afgesproken. Ik voer wat ik zou doen pas heel laat uit.

* Besluiten nemen is moeilijk. Vaak worden de besluiten ook niet uitgevoerd.

Carla kan je helpen

Ik heb veel ervaring met vergaderen, met het begeleiden van groepen en groepsprocessen. Ook heb ik veel geëxperimenteerd met manieren van besluitvorming, van praten in een vergadering en van het structureren van een vergadering. Daardoor heb ik gemerkt dat alleen tijdens een vergadering een positieve houding te hebben niet genoeg is.

Je moet met elkaar bereid zijn je vergadering anders in te richten en de veranderingen die tijdens de workshop voorgesteld worden toe te passen.

5 stappenplan

Aan de hand van mijn ervaring en kennis heb een 5 stappenplan ontwikkeld om je vergadering effectiever en korter te maken. De workshop Effectief vergaderen gaat uit van het 5 stappenplan. Hierdoor krijg je onderstaande resultaten uit de workshop.

Resultaten uit de workshop ‘Effectief Vergaderen voor vrijwilligers’  zijn:

* Je structureert je vergadering zo dat je weet hoe lang een agendapunt duurt en hoe lang de vergadering zal duren. Het is duidelijk waarom een bepaald agendapunt op de agenda staat en wat er van de deelnemers verwacht wordt.

* De voorzitter krijgt grip op de vergadering. Het is duidelijk hoe lang iemand mag praten en waarover gepraat wordt. Hij of zij heeft gevoel voor de stille deelnemers en hoe die bij de vergadering te betrekken zijn.

* Je begrijpt dat de voorbereiding van de vergadering heel belangrijk is. Door dit slim te structureren kost het niet veel tijd en is het wel effectief.

* De notulen van de vergadering zijn belangrijk. Daarom wordt afgesproken hoe het verslag gemaakt wordt en wanneer het uiterlijk bij de deelnemers is. Er zijn ook sneller manieren om de notulen te maken.

* Je neemt besluiten waar de deelnemers aan de vergadering achter staan. Hierdoor komt het niet snel weer terug op de agenda, weet iedereen wat hij of zij moet
doen en je spreekt een evaluatiemoment af.

Werkwijze

De workshop ‘Effectief Vergaderen’ is een interactieve workshop. Dat betekent dat de deelnemers veel bezig zijn met de door hen zelf ingebrachte problemen en met vergadersituaties waar ze moeite mee hebben. Omdat er binnen de groep naar oplossingen gezocht wordt worden die oplossingen gedragen door de groep en is men enthousiast om ermee aan de gang te gaan.

Praktisch

De workshop ‘Effectief Vergaderen kan, al naar gelang de wens van de opdrachtgever,
1 tot 4 dagdelen duren. De dagdelen kunnen aansluiten zijn of op meerdere dagen.

De workshop is ingedeeld in korte blokjes theorie afgewisseld met het uitvoeren van opdrachten in groepen. Elke opdracht wordt uitgebreid nabesproken, zodat ook de inbreng en de oplossingen voor vergadervragen van andere groepen meegenomen wordt.

Voor deze workshop geldt: niet tevreden? Geld terug! Aan het einde van de workshop wordt aan de deelnemers gevraagd wat ze van de workshop vonden. Als blijkt dat de workshop niet voldeed aan de geschepte verwachtingen krijgt de opdrachtgever natuurlijk het geld terug.

Andere workshopgevers rekenen per deelnemend persoon. Ik reken voor een hele groep. Ook wat dit feit betreft is de aanpak uniek. Als de opdrachtgever een heel intensieve workshop wil voor een kleine groep kan dat. Als de opdrachtgever een grote groep tegelijk wil laten trainen, dan kan dat ook. Minimaal aantal mensen is 4 en het maximum is 15 personen.

Investering voor de workshop ‘Effectief Vergaderen’  

Een workshop van 2 dagen (of 4 afzonderlijke dagdelen) kost 2000 euro voor de hele groep,
exclusief btw.
Een workshop van een dag (of 2 afzonderlijke dagdelen) kost 1100 euro voor de hele groep,
exclusief btw.
Een workshop van halve dag kost 625 euro voor de hele groep, exclusief btw.
Reiskosten voor mij worden in overleg geregeld.

Contact

Ben je geïnteresseerd in de workshop ‘Effectief Vergaderen voor vrijwilligers’? Of wil je meer informatie? Bel (06 20809676) of mail (contact@vergaderendoejezo.nl) mij, Carla van den Bos, voor een vrijblijvende afspraak.