HBO Workflowbeheer (Thuisstudie)

Wil jij processen stroomlijnen, efficiëntie verhogen en grip krijgen op de dagelijkse werkstromen binnen jouw organisatie? Met de HBO-opleiding Workflowbeheer ontwikkel je een stevig fundament in de basisprincipes van workflowbeheer en leer je hoe je workflows ontwerpt en modelleert om helderheid en structuur aan te brengen in operationele processen. Je ontdekt hoe je digitalisering toepast met moderne workflowmanagementsystemen, zodat je repeterende taken automatiseert en foutmarges verkleint. Door inzicht in rollen en verantwoordelijkheden binnen workflows zorg je voor duidelijkheid in taken en besluitvorming. Je leert hoe je workflows monitort met prestatie-indicatoren en hoe je verbeteringen doorvoert voor optimale resultaten. Integratie van workflows binnen de organisatie helpt je om systemen en afdelingen met elkaar te verbinden voor een soepele samenwerking. Risicobeheersing en compliance komen aan bod om processen veilig, transparant en volgens de regelgeving in te richten. Daarnaast ontwikkel je communicatieve vaardigheden om draagvlak te creëren en betrokkenheid te vergroten. Je past alle kennis direct toe in praktische situaties, zodat je resultaten ziet in de praktijk. Kies deze opleiding en word de professional die processen beheersbaar maakt, resultaten verbetert en organisaties toekomstgericht laat werken met slim workflowbeheer.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. Tijdens de opleiding heb je vier online contactmomenten met jouw StudieCoach. Hierbij krijg je een korte uitleg over de theorie. Je plant deze contactmomenten samen met je StudieCoach. Samen met jouw StudieCoach behaal jij een optimaal leerrendement!

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden. Tijdens je leertraject heb je vier contactmomenten met je StudieCoach, waarin je een korte toelichting op de theorie ontvangt. Deze online gesprekken plan je in overleg met je StudieCoach. Daarnaast kun je op elk moment bij je StudieCoach terecht met vragen over de inhoud van de lessen.

Leerdoelen

• Je beschrijft de basisprincipes van workflowbeheer en herkent het belang ervan voor procesoptimalisatie
• Je ontwerpt en modelleert workflows met behulp van passende methodieken en technieken
• Je past digitalisering en workflowmanagementsystemen toe om processen efficiënter te maken
• Je definieert rollen en verantwoordelijkheden binnen workflows voor een effectieve samenwerking
• Je monitort workflows en past prestatie-indicatoren toe om prestaties te meten en te verbeteren
• Je analyseert en optimaliseert workflows met oog voor continu verbeteren en resultaatgerichtheid
• Je integreert workflows binnen bredere organisatieprocessen en systemen
• Je past risicobeheersing en compliance toe binnen workflowbeheer en creëert draagvlak voor implementatie

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Definitie en betekenis van workflows
• Verschil tussen workflow en proces
• Belang van workflowbeheer in organisaties
• Historische ontwikkeling van workflowbeheer
• Typen workflows: sequentieel, parallel en ad-hoc
• Voorbeelden van workflows in verschillende sectoren
• Relatie tussen workflow en productiviteit
• Knelpunten door gebrekkig workflowbeheer
• Doelen van workflowoptimalisatie
• Casussen uit de praktijk

Inhoud van Les 2

• Gebruik van workflowmodellen
• Symbolen en standaarden in BPMN
• Identificatie van rollen en verantwoordelijkheden
• Visualisatie van stappen en afhankelijkheden
• Relatie tussen workflow en informatievoorziening
• Tools voor workflowmodellering
• Voorbeelden van eenvoudige workflows
• Valkuilen bij ontwerp van workflows
• Integratie van workflowmodellen in beleid
• Casussen over modellering

Inhoud van Les 3

• Definitie van workflowmanagementsystemen (WfMS)
• Belang van digitale ondersteuning
• Functies van workflowsoftware
• Voorbeelden van softwarepakketten
• Rol van automatisering bij workflowbeheer
• Koppeling met andere bedrijfsapplicaties
• Voordelen van digitale workflows
• Risico’s bij systeemafhankelijkheid
• Trends in workflowtechnologie
• Casussen met WfMS

Inhoud van Les 4

• Belang van duidelijke taakverdeling
• Rolverdeling tussen management en medewerkers
• Taken van een workflowbeheerder
• Verantwoordelijkheid bij escalatiepunten
• Effect van onduidelijke verantwoordelijkheden
• Relatie tussen workflow en functieprofielen
• Voorbeelden van succesvolle taakverdeling
• Valkuilen bij rolonduidelijkheid
• Invloed van leiderschap op workflows
• Casussen over rolverdeling

Inhoud van Les 5

• Definitie van Key Performance Indicators (KPI’s)
• Toepassing van KPI’s in workflowbeheer
• Monitoring van doorlooptijden
• Meten van wachttijden en knelpunten
• Analyse van foutpercentages
• Gebruik van dashboards voor inzicht
• Belang van continue meting en rapportage
• Voorbeelden van prestatie-indicatoren
• Valkuilen bij verkeerde indicatoren
• Casussen over monitoring

Inhoud van Les 6

• Identificeren van inefficiënties
• Toepassing van Lean in workflowbeheer
• Automatisering van herhalende taken
• Herontwerp van workflows (redesign)
• Relatie tussen workflow en klantwaarde
• Gebruik van feedback voor verbetering
• Voorbeelden van optimalisatietrajecten
• Valkuilen bij overmatige complexiteit
• Balans tussen efficiëntie en flexibiliteit
• Casussen over optimalisatie

Inhoud van Les 7

• Samenhang tussen workflows en processen
• Koppeling van afdelingen en systemen
• Workflowbeheer in ketensamenwerking
• Interne communicatie en workflows
• Samenwerking met externe partners
• Gebruik van standaardisatie in integratie
• Voorbeelden van geïntegreerde workflows
• Risico’s bij slechte afstemming
• Relatie met kwaliteitsmanagementsystemen
• Casussen over integratieproblemen

Inhoud van Les 8

• Risico’s van gebrekkig workflowbeheer
• Belang van interne controlemechanismen
• Compliance met wet- en regelgeving
• Beveiliging van gegevens in workflows
• Escalatieprocedures bij fouten
• Monitoring van risicopunten
• Voorbeelden van compliance-eisen
• Valkuilen bij onvoldoende risicobeheersing
• Relatie tussen workflow en audits
• Casussen over naleving

Inhoud van Les 9

• Belang van communicatie in workflowprojecten
• Betrekken van medewerkers bij wijzigingen
• Gebruik van duidelijke taal (B2-niveau)
• Visuele hulpmiddelen zoals schema’s
• Transparantie in besluitvorming
• Feedback verzamelen en gebruiken
• Voorbeelden van communicatiestrategieën
• Valkuilen bij gebrekkige communicatie
• Relatie tussen communicatie en succes
• Casussen over draagvlak

Inhoud van Les 10

• Casus zorgsector: patiëntendossiers
• Casus overheid: vergunningverlening
• Casus industrie: productieplanning
• Casus logistiek: voorraadbeheer
• Casus onderwijs: studentinschrijvingen
• Casus financiële sector: kredietaanvragen
• Casus telecom: storingsafhandeling
• Casus retail: ordermanagement
• Casus juridische sector: contractbeheer
• Casus cross-sectoraal: digitale transformatie

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!